Ein Beschaffungsgesetz ist eine Reihe von Vorschriften, die vorschreiben, wie eine lokale oder regionale Regierung Waren und Dienstleistungen erhält. Die Richtlinien und Verfahren eines Beschaffungsgesetzes können die Verantwortlichkeiten des Vorstands umfassen, der die Verträge zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen genehmigt. Es beschreibt in der Regel auch den Prozess, den jede Geschäftseinheit befolgen muss, um an die Regierung zu bieten und Verträge mit ihnen abzuschließen. Für einige lokale oder regionale Gebietskörperschaften kann das Gesetz auch die Verantwortlichkeiten der Regierungsbehörde, die den Vertrag verwaltet, festlegen.
Die Beschaffungsvorschriften für den Bezug von Waren und Dienstleistungen können je nach Land variieren. Im Allgemeinen beschreiben die Vorschriften jeden Teil des Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens. Diese Vorschriften beschreiben normalerweise die Rolle des Vorstands, die Pflichten der Regierungsbehörde und die Verfahren für Unternehmen, die am Bieterverfahren teilnehmen.
In den meisten Ländern ist der Vorstand das Leitungsorgan, das mit der Aufsicht über die Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen durch Regierungsaufträge beauftragt ist. Der Vorstand stellt in der Regel einen gerechten Prozess bei der Vergabe von Regierungsaufträgen an Unternehmen sicher. Generell wählt der Vorstand Verträge aus, die günstig und kosteneffizient sind.
Die im Vergabegesetz beschriebenen Methoden beschreiben normalerweise, wie der Verwaltungsrat Unternehmen zur Teilnahme am Bieterverfahren auffordert. Einige Vergabegesetze verlangen öffentlich zugängliche Bekanntmachungen, um sich für die Erlangung von Regierungsaufträgen zu bewerben. Andere Vorschriften können eine eingeschränkte Ausschreibung erfordern, wenn es eine begrenzte Anzahl möglicher Anbieter gibt, die für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen qualifiziert sind.
Wenn es Ausnahmen von den Standardmethoden des Bieterverfahrens gibt, legt das Vergabegesetz in der Regel die Ausschreibungsmethoden fest. Diese Ausnahmen beschränken in der Regel den Zugang zum Bieterverfahren für eine ausgewählte Gruppe von Unternehmen. Die Ausnahmen können Sonderanfragen für Angebote und Notkäufe umfassen.
In den meisten Fällen erhalten Unternehmen, die zuvor ihr Interesse an der Bereitstellung bestimmter Waren oder Dienstleistungen bekundet haben, Ausschreibungen (RFPs). Die Regierung kann diese ausgewählte Gruppe von Unternehmen bitten, einen Vorschlag vorzulegen, ohne andere Unternehmen zu ersuchen. Der Vorstand kann die Standardgenehmigungsverfahren anwenden, um einen Auftrag von RFPs zu vergeben.
In der Regel ist ein Notkauf akzeptabel, wenn ein dringender Bedarf an Waren und Dienstleistungen besteht. Umstände, die sich der Kontrolle der Regierung entziehen und die öffentliche Sicherheit beeinträchtigen könnten, können für die Beschaffung von Notdiensten in Frage kommen, wie beispielsweise eine Naturkatastrophe. Die Aufnahme dieser Ausnahme in die Vergabevorschriften kann dem Verwaltungsrat Spielraum für die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen für die Öffentlichkeit geben. Die Erhaltung ihrer Lebensqualität hat Vorrang vor der Zeit, die für den Abschluss des Standardgebotsverfahrens benötigt wird.
Die meisten Beschaffungsvorschriften können die Funktionen und Verantwortlichkeiten der Regierungsbehörde beschreiben, die den Vertrag mit einer Geschäftseinheit ausführt. Die Agenturmitarbeiter verwalten in der Regel die Zahlungs- und Bereitstellungsmethoden, die für vergebene Aufträge erforderlich sind. Die Behörde kann auch sicherstellen, dass Unternehmen bei der Lieferung von Waren und Dienstleistungen die Beschaffungsvorschriften einhalten.