Ein Zahlgeldfonds, auch bekannt als Kassenfonds, ist eine Art Barreserve, die dazu dient, kleinere Ausgaben zu verwalten, die während des täglichen Geschäftsbetriebs eines Unternehmens anfallen können. Normalerweise werden die Erlöse in diesem Fonds in Form von Währungen und Münzen gehalten und einem Fondsadministrator oder Kassierer zur Auszahlung gemäß den Richtlinien und Verfahren des Geschäfts anvertraut. Unternehmen jeder Größe und Art verfügen wahrscheinlich über eine Art Portokasse oder Zahlstelle, die es ermöglicht, schnell Büromaterial oder andere Artikel zu kaufen, ohne ein formelles Bestell- und Einkaufsverfahren durchlaufen zu müssen.
Der Aufbau einer Zahlstelle ist in der Regel sehr einfach. Ein kleines Unternehmen kann diese Art von Geschäftsressourcen verwalten, indem es einen Vorrat an Bargeld und Münzen in einer verschlossenen Schublade oder einem kleinen Safe am Standort des Unternehmens aufbewahrt. Die meisten Unternehmen haben Mindest- und Höchstgrenzen für den Gesamtbetrag festgelegt, der zu einem bestimmten Zeitpunkt im Fonds gehalten werden kann. Bei der Festlegung dieser Grenzen wird in der Regel die Art der Käufe, die mit den Mitteln des Fonds getätigt werden können, sowie die durchschnittlichen Preise dieser Käufe berücksichtigt.
Wie bei jedem Finanzkonto wird auch die Zahlstelle überwacht und regelmäßig abgeglichen. Der Abgleich erfordert in der Regel die Erfassung der Quittungen für alle Käufe, die seit dem letzten Abgleich mit Fondserlösen getätigt wurden, die Hinzurechnung aller Einzahlungen in den Fonds und der anschließende Vergleich des Buchbestands des Zahlstellenfonds mit der physischen Zählung der in der Zahlstelle verwahrten Barmittel Kassenschublade oder Safe. Je nach Unternehmensgröße kann diese Art der Abstimmung wöchentlich oder zweiwöchentlich erfolgen, sollte jedoch mindestens monatlich erfolgen.
Die Führung einer Zahlstelle hat mehrere Vorteile. Das Konto stellt Geld bereit, mit dem Sie das Nötigste kaufen können, ohne eine Bestellanforderung erstellen, eine Bestellnummer abrufen und auf die Ausstellung eines Firmenschecks warten zu müssen, um den Kauf abzudecken. Wenn beispielsweise ein kleines Unternehmen sofort eine Druckerpatrone benötigt, kann dieser Artikel aus der im Fonds befindlichen Kasse gekauft werden, die Transaktion wird aufgezeichnet, dann kann ein Antrag auf Rückerstattung über die üblichen Einkaufskanäle gestellt werden, um sicherzustellen, dass die Fonds erhält mehr Geld, das später für einen weiteren Einkauf verwendet werden kann.