Ein zertifizierter Posteingang bietet den Absendern die Möglichkeit, zu überprüfen, ob die Empfänger einen gesendeten Brief oder ein gesendetes Dokument erhalten haben. Jedes Stück Einschreiben hat eine eindeutige Sendungsverfolgungsnummer, die auf dem Beleg aufgedruckt ist. Eine Quittung wird mit dem Namen des Absenders, dem Namen und der Adresse des Empfängers sowie den gesamten Portogebühren ausgefüllt. Nachdem der Empfänger den Brief unterschrieben hat, erhält der Absender eine Kopie der Unterschrift und des Zustelldatums.
Branchen, die sich mit Rechtsdokumenten und Mitteilungen befassen, wie z. B. Immobilien, müssen den Nachweis erbringen, dass diese Dokumente und Mitteilungen bei ihren beabsichtigten Empfängern eingegangen sind. Beispielsweise benötigt ein Vermieter den Nachweis, dass verspätete Miet- und Räumungsbescheide eingegangen sind, um die nächsten Schritte einleiten zu können. Die Mietvertragssprache bietet dem Mieter in der Regel eine Art Schutz, beispielsweise eine dreitägige Kündigungsfrist zur Rückzahlung der geschuldeten Miete, bevor eine Räumung erfolgen kann. Da für die Zustellung von Einschreiben eine Unterschrift erforderlich ist, können Sie auf diese Weise schriftlich dokumentieren, dass der Mieter die Kündigung erhalten hat.
Das Postamt der Vereinigten Staaten liefert und verteilt Einschreiben. Eine zertifizierte Postquittung kann von jeder US-Postfiliale oder über den Online-Shop der Agentur angefordert werden. Es kostet nichts, zertifizierte Versandmaterialien zu erhalten, aber es fallen zusätzliche Portogebühren an, um zertifizierte Post zu versenden.
Das Ausfüllen eines zertifizierten Posteingangs ist ziemlich einfach. Die Quittung wird an der Seite des Versandumschlags angebracht, wobei der zertifizierte Barcode und die Sendungsverfolgungsnummer auf dem Poststück verbleiben. Ein perforierter Teil wird mit den anfallenden Portogebühren und dem Namen und der Adresse des Empfängers ausgefüllt. In grüner Farbe enthält ein zertifizierter Postbeleg die Tracking-Nummer auf beiden Teilen.
Rücksendescheinetiketten können auf der Rückseite des Versandumschlags angebracht werden. Diese wird nach Erhalt der Unterschrift des Empfängers an den Absender zurückgesendet. Auf dem Rücksendeschein steht der Name des Absenders und der Name des Empfängers. Unten befindet sich eine Stelle, an der der E-Mail-Empfänger unterschreiben kann.
Der Zustellnachweis ist nicht der einzige Vorteil eines bestätigten Posteingangs. Absender können anhand der Sendungsverfolgungsnummer sehen, ob die Benachrichtigung zugestellt wurde, falls der Rückschein in der Post verloren geht oder der Absender den Rückscheinservice nicht bezahlen möchte. Eingeschriebene Post entspricht in gewisser Weise der Zustellung eines Dokuments durch einen offiziellen Kurier.