Ein Debitorenbuch ist ein Buch oder Dokument, das eine Liste aller ausstehenden Gelder enthält, die eine Person oder ein Unternehmen schuldet. Dies bedeutet, dass es sich um ein Buch handelt, in dem das Unternehmen eine Liste aller Personen führt, an die es Produkte auf Kredit verkauft hat. Nachdem ein Unternehmen einen Verkauf getätigt und eine Rechnung oder Rechnung gesendet hat, gilt dieses Konto als Forderung.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gelten in der Bilanz als Umlaufvermögen. Dies bedeutet, dass sie in Richtung einer Bewertung der Vermögenswerte eines Unternehmens gehen. Wenn einem Unternehmen für alle ausstehenden Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, insgesamt 5,000 US-Dollar (USD) geschuldet sind, werden alle Transaktionen, die sich auf diese 5,000 US-Dollar summieren, im Debitorenbuch aufgeführt.
Solche Ledger sind aus mehreren Gründen wichtig. Erstens ermöglicht ein Debitorenbuch einem Unternehmen, den Überblick über alle seine Vermögenswerte zu behalten. Wenn es also eine Bilanzierung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten vornimmt, hat es eine Liste aller geschuldeten Gelder an einem Ort.
Ein Debitorenbuch ist auch deshalb wichtig, weil es einem Unternehmen ermöglicht, abzurufen, ob Schulden bezahlt werden und ob es zu viele ausstehende Schulden hat. Wird ein im Ledger aufgeführtes Konto nicht fristgerecht bezahlt, kann das Unternehmen dies anhand des Eintrags im Ledger leicht erkennen und kann eine Mahnung oder eine Folgerechnung versenden.
Unternehmen geben Konten zu unterschiedlichen Zeiten in das Hauptbuch ein, abhängig von ihren finanziellen Erfassungsmethoden. Die meisten Unternehmen erfassen eine Debitorenbuchhaltung im Hauptbuch, wenn die Rechnung versendet wurde. Einige geben die Schulden beim Verkauf in das Hauptbuch ein.
Ledger können auch in unterschiedlicher Form geführt werden. Mit dem Fortschritt der Technologie ist es üblicher geworden, dass Ledger in elektronischer Form geführt werden. Computerprogramme ermöglichen sowohl Kunden als auch Einzelpersonen, alle Forderungen zu verfolgen, indem sie diese in einfache Computerprogramme eingeben und Formularfelder ausfüllen.
Hauptbücher können auch in altmodischen Büchern mit der Papier- und Bleistiftmethode geführt werden. Einige Unternehmen führen ihre Bücher möglicherweise noch auf diese Weise. Es werden immer noch Hauptbuchbücher verkauft, die eine einfache Nachverfolgung von Forderungen mit traditionellen Methoden ermöglichen.
In den meisten Unternehmen ist traditionell ein Buchhalter oder eine Buchhaltungsabteilung für die Aktualisierung der Debitorenbuchhaltung verantwortlich. Daten aus dem Ledger können dann aus dem Ledger in die Bilanz übernommen werden, damit das Unternehmen eine aktualisierte Bewertung seiner Vermögenswerte erhält. Normalerweise aktualisieren Unternehmen ihre Bilanzen vierteljährlich mit Informationen aus dem Hauptbuch, obwohl die Bilanz auch monatlich aktualisiert wird.