Eine Einkaufsabteilung ist für die Verwaltung der Einkaufsaktivitäten für die Organisation verantwortlich. Es gibt zwei Arten von Einkaufs- oder Beschaffungsabteilungen: zentral und dezentral. In einem zentralisierten Modell sind alle Material- oder Warenanforderungen in dieser Abteilung angesiedelt. In einem dezentralen Modell können einzelne Abteilungen ihre Einkäufe selbst abwickeln.
Unabhängig vom verwendeten Organisationsmodell unterliegt die Beschaffungsaktivität mehr Kontrolle und Überprüfung als jeder andere Prozess. Die Verwendung von Unternehmensressourcen zum Kauf von Waren und Dienstleistungen muss auf der Einhaltung bestimmter Richtlinien und Verfahren basieren, um die Wahrscheinlichkeit von Betrug oder Diebstahl zu verringern. Typischerweise wird die Art der Tätigkeit von der Buchhaltung und der Internen Revision überwacht.
In einer Beschaffungsabteilung ist der Direktor für die strategische Planung, die Politikentwicklung und die Beschaffungsberatung für die Geschäftsleitung verantwortlich. Die meisten Organisationen haben Beschaffungsbeauftragte, die für die Verwaltung des Angebotsverfahrens, der Angebotsabgabe und anderer damit zusammenhängender Prozesse verantwortlich sind. Die jüngste Position in einer Beschaffungsabteilung ist der Einkäufer. Ein Käufer ist in der Regel für eine bestimmte Ware oder Produktart verantwortlich. Er oder sie gibt basierend auf internen Anforderungen Bestellanforderungen und Bestellungen an genehmigte Lieferanten aus.
Der Hauptzweck einer Beschaffungsabteilung besteht darin, den Prozess zu verwalten, der für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch die Organisation verwendet wird. Vorausplanung, Gruppeneinkauf und verhandelte Preise sind Strategien zur Kostensenkung und Rentabilitätssteigerung. In den meisten Unternehmen wird die Implementierung von Beschaffungsstrategien verwendet, um Gemeinkosten und Betriebskosten zu senken, ohne den Service für die Kunden zu beeinträchtigen.
Um sich für eine Stelle in einer Beschaffungsabteilung zu qualifizieren, benötigen die meisten Organisationen ein Mindest-Hochschuldiplom in Betriebswirtschaft, Beschaffung, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Um Einkaufsbeauftragter, Manager oder Direktor zu werden, ist oft ein Hochschulabschluss oder eine Berufsausbildung erforderlich. Diese Positionen haben ein höheres Maß an Verantwortung, und daher benötigen viele Unternehmen mehr Bildung.
Der zunehmende Einsatz von Technologie in Unternehmen hat zur Entwicklung und Einführung der elektronischen Beschaffung oder E-Beschaffung geführt. Über das Internet können Unternehmen Produkte auf den Websites der Lieferanten kaufen, die Bestellung elektronisch aufgeben und die Rechnungen elektronisch erhalten. Dieser Prozess reduziert Ineffizienzen, senkt die Kosten sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden und wird immer beliebter. In vielen Unternehmen erfolgt der Übergang zur elektronischen Beschaffung aufgrund der Komplexität der Technologie und der erforderlichen vollständigen Änderung der Geschäftsprozesse nur langsam. Aufgrund der möglichen Kosteneinsparungen und der Effizienzsteigerung wird jedoch erwartet, dass dieser Bereich der Beschaffung wachsen wird.