Einige beklagen das Fehlen einer grundlegenden Telefonetikette sowohl bei privaten als auch bei beruflichen Anrufen. Die Telefonetikette bietet Menschen die Möglichkeit, in einer Gesellschaft höflich zusammenzuarbeiten und Frustrationen und Kommunikationsfehler zu vermeiden. Telefonetikette funktioniert jedoch am besten, wenn alle die Regeln kennen.
Beginnen Sie früh damit, Kindern die Telefonetikette beizubringen. Lassen Sie ein Kind nicht zum Telefon greifen, es sei denn, es weiß, was es sagen soll. Niemand will ein frustrierendes Gespräch mit einem kaum vertrauten Einjährigen. Trainieren Sie stattdessen Kinder im Alter von etwa drei bis fünf Jahren, abhängig von ihren Sprachfähigkeiten, um zu lernen, wie man höflich ans Telefon geht.
Das Beantworten eines Telefons beginnt mit einem einfachen „Hallo“. Für Kinder gehört zur grundlegenden Telefonetikette, dass man höflich fragt, wer der Anrufer ist. Die Person am anderen Ende der Leitung sollte sich identifizieren, aber häufig ist dies nicht der Fall. Weisen Sie das Kind an, auf eine Einführung zu hören, bevor Sie um eine bitten.
Ein Beispiel für einen von der Telefonetikette genehmigten Anruf ist wie folgt:
„Hallo?“
„Hallo, kann ich mit deiner Mutter sprechen?“
„Darf ich fragen wer anruft?“
„Das ist Bob Shipley vom Auto Store.“
„Kannst du bitte einen Moment durchhalten?
An dieser Stelle sollte das Kind den Eltern sagen können, wer anruft, und nicht so laut wie möglich schreien: „Hey Mama, Bob Shipley ist am Telefon!“ Wenn der Elternteil aus irgendeinem Grund beschäftigt ist, eine Windel wechselt oder auf der Toilette ist, sollte das Kind zum Anrufer zurückkehren und mitteilen, dass die angeforderte Person nicht verfügbar ist. An dieser Stelle sollte das Kind eine Nummer oder Nachricht aufnehmen. Das Kind sollte die Handlungen der gesuchten Person nicht preisgeben, wie z. B. „Sie ist auf der Toilette“. Er oder sie sollte lediglich angeben, dass die Eltern nicht ans Telefon kommen können und in Kürze zurückrufen.
Wenn man kleinen Kindern diese grundlegende Telefonetikette beibringt, kann dies zu lebenslangen manierlichen Gewohnheiten gegenüber Anrufern führen. Die nächste Regel der Telefonetikette besteht darin, rechtzeitig Rückrufe zu tätigen. Wenn ein Kind sich dafür verbürgt hat, dass ein Elternteil schnell zurückruft, sollten die Eltern genau das tun, es sei denn, es tritt ein Notfall ein.
Für den Anrufer ist die Identifikation entscheidend. Eine Begrüßung durch den „Angerufenen“ sollte mit „Hallo das ist so und so“ folgen. Darf ich mit Mrs. Jones sprechen?“ Wenn möglich, sollte man im Vorfeld genügend Informationen über sein Geschäft präsentieren. Arztpraxen und Kreditkartenunternehmen sind aufgrund von Vertraulichkeitsgesetzen die Ausnahme. In diesem Fall kann der Anrufer nur seinen Namen und seine Nummer angeben.
Die Telefonetikette erfordert, dass sowohl der Anrufer als auch der Empfänger bereit sind, Informationen bei Bedarf aufzuschreiben. Bevor Sie einen Anruf tätigen oder annehmen, stellen Sie sicher, dass Sie ein funktionierendes Schreibgerät haben, alle Informationen, die Sie geben müssen, und etwas, auf das Sie schreiben können.
Halten Sie die Telefongespräche im Interesse des Gesprächspartners kurz, aber freundlich. Wenn ein Geschäft abgeschlossen ist, schließen Sie es mit einem einfachen Dankeschön ab, entweder für die Nutzung eines Geschäfts oder für die Bereitstellung der erforderlichen Informationen. Dank sollte erwidert werden, um eine gute Telefonetikette zu fördern. Beachten Sie auch die verschiedenen Zeitzonen. Versuchen Sie tagsüber zu telefonieren. Vermeiden Sie Anrufe vor 9 Uhr und nach 9 Uhr.
Die grundlegende Telefonetikette erfordert auch Höflichkeit gegenüber Anwälten. Es ist nicht notwendig, sich ein ganzes Verkaufsgespräch anzuhören. Man kann den Namen und das Geschäft eines Anwalts erfragen, der normalerweise ein Drehbuch ausarbeitet, und dann Desinteresse an dem Geschäft oder den Produkten äußern. Man kann auch angeben, dass er oder sie keine Geschäfte am Telefon tätigt. Man kann auch beantragen, dass sein Name in Zukunft in eine Liste der Nichtanrufe aufgenommen wird.
Das Screening von Anrufen mit Anrufer-ID ist akzeptabel, wenn man weder die Zeit noch die Lust hat, mit einem Anrufer zu sprechen. Es ist auch nicht erforderlich, Telefonanrufe von unerwünschten Anwälten zurückzurufen. Wenn man jedoch Anrufe von Familie, Freunden oder Geschäftspartnern überwacht, sollte man sich bemühen, rechtzeitig zurückzurufen.