Reservierungslose Telefonkonferenzen sind eine Art von Audiokonferenz, bei der der Kunde nicht im Voraus eine Reservierung für eine Telefonkonferenz vornehmen muss. Als eine Form der Telefonkonferenz, die in den frühen 1990er Jahren aufkam, hat sich die reservierungslose Telefonkonferenz zu einer der beliebtesten Formen von Telefonkonferenzen bei Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen entwickelt. Im Laufe der Jahre wurde diese Art von Anrufformat durch Verbesserungen noch benutzerfreundlicher und ermöglichte es den Anbietern von Audiokonferenzen, den Dienst zu äußerst wettbewerbsfähigen Preisen anzubieten.
Bei einer klassischen Telefonkonferenz kontaktiert der Kunde den Anbieter im Voraus und reserviert eine bestimmte Anzahl von Leitungen zu einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit und für eine bestimmte Dauer. Die Reservierung wird vorbereitet und dann in eine Telekonferenzbrücke heruntergeladen, wo ein Konferenzbetreiber die Reservierung aktiviert, normalerweise fünfzehn bis dreißig Minuten vor der geplanten Startzeit. Die Konferenz bleibt auf der Brücke aktiv, bis die Besprechung abgeschlossen ist und alle Teilnehmer die Verbindung trennen. An diesem Punkt deaktiviert der Konferenz-Operator den Anruf und er kann ohne das Erstellen einer neuen Reservierung nicht erneut verwendet werden.
Reservierungslose Telefonkonferenzen machen eine vorherige Reservierung für eine Telefonkonferenz überflüssig. Obwohl es einige Formatunterschiede gibt, wird ein Konto ohne Reservierung für einen bestimmten Konferenzmoderator eingerichtet. Dem Konto wird eine Anzahl von Leitungen zur Verwendung zu einem bestimmten Zeitpunkt zugewiesen und einer Telekonferenzbrücke zugewiesen. Die Daten für die Reservierung werden auf der Brücke aktiviert und stehen dem Berechtigten zu jeder Tages- und Nachtzeit zur Verfügung, ohne dass der Telefonkonferenzdienst im Voraus über die Verwendung informiert werden muss.
Für den Zugang zur Konferenz erhält der Moderator eine gebührenfreie Einwahlnummer sowie mindestens zwei Sicherheitscodes. Einer der Codes wird vom Moderator verwendet, um die Konferenz offiziell einzuleiten, während der zweite Code von jedem verwendet wird, der vom Moderator zur Konferenz eingeladen wird. Bei den meisten Anrufkonfigurationen werden die Kosten für das Konto beendet, wenn die letzte Leitung am Ende des Meetings von der Anrufsitzung getrennt wird.
Nach der Vergabe bleiben die Einwahlnummer und eventuelle Sicherheitscodes des Moderators so lange bestehen, wie das Konto beim Anbieter eingerichtet ist. Auf diese Weise kann der Moderator eine Telefonkonferenz arrangieren, indem er die Teilnehmer einfach darüber informiert, wann das Meeting stattfinden soll, und ihnen die Einwahlnummer und den Teilnehmercode zur Eingabe über die Telefontastatur mitteilt, wenn sie dazu aufgefordert werden. Die Art der Telefonkonferenz ohne Reservierung macht es zu einem idealen Format für den Einsatz in Notfallsituationen oder für wiederkehrende Besprechungen, die wöchentlich stattfinden, jedoch nicht unbedingt jede Woche am gleichen Tag und zur gleichen Uhrzeit.
Im Laufe der Jahre sind eine Reihe von Merkmalen als Teil des grundlegenden reservierungslosen Telekonferenzformats üblich geworden. Die Möglichkeit des Moderators, alle Teilnehmerleitungen stummzuschalten, ist ein Beispiel, ebenso wie die Möglichkeit des Moderators, eine Reihe von Codes zu verwenden, um eine Leitung zu erhalten und einen Teilnehmer anzurufen, der sich nicht in die Konferenz eingewählt hat. In den letzten Jahren ist das Hinzufügen von Anwesenheitslisten zu einem Teil der von den meisten Anbietern angebotenen Basispakete für reservierungsfreie Telefonkonferenzen geworden. Diese Listen erfassen Details wie die ursprüngliche Telefonnummer jedes Anrufers, der auf das Meeting zugreift, die Eintritts- und Austrittszeiten für jede Leitung, die auf jeder Leitung angefallenen Minuten und eine Notation eines numerischen Codes, wie z. B. Abteilungscode oder Kundenangelegenheitsnummer, die der Moderator entscheidet, sich mit dem Meeting zu verbinden. Alle diese Funktionen gelten in den meisten Fällen als Standard und sind in den Grundkosten pro Minute und Leitung für den Dienst enthalten.
SmartAsset.