Fast jeder, der ein Unternehmen kontaktiert hat, um Informationen oder Hilfe bei einem Kauf zu erhalten, hat Erfahrungen mit Nachrichten in der Warteschleife. Hier sind die Grundlagen, einschließlich der Auswahl eines Anbieters für den Dienst.
Das Konzept hinter Messaging in der Warteschleife besteht darin, die einst unproduktive Zeit zu nutzen, um zwei Probleme anzugehen. Erstens geht es um die Wahrnehmung des Kunden, wie die Zeit vergeht, wenn er darauf wartet, mit jemandem verbunden zu werden, der bei seiner Anfrage helfen kann. Wo früher Wartemusik als ausreichend angesehen wurde, werden viele Leute schnell ungeduldig mit einem endlosen Strom von Aufzugsmusik. Für die Hilfesuchende zieht sich die Zeit oft dahin, sie scheint doppelt so lang zu sein, wie sie wirklich ist. Die Auflockerung der Wartemusik mit Informationen über das Unternehmen, bevorstehende Veranstaltungen oder Werbung für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens hilft oft, die Monotonie zu durchbrechen und den Anrufer während des Wartevorgangs nicht so ungeduldig zu machen.
Das zweite Problem, das mit On-Hold-Messaging angegangen werden soll, ist die effektive Vermarktung der Waren und Dienstleistungen des Unternehmens. Für den Fall, dass es sich bei der Organisation um eine Non-Profit-Organisation handelt, können Warteschleifen auch als Möglichkeit dienen, Personen, die bereits ein Interesse an der Organisation haben, Informationen über bevorstehende Veranstaltungen oder Freiwilligenangebote zu übermitteln. Die Nutzung der Haltezeit kostet sehr wenig und kann zu großen Ergebnissen führen, entweder beim Verkauf oder bei der verstärkten Unterstützung durch die breitere Community.
Natürlich muss die Verwendung von Nachrichten im Rahmen des Hold-Prozesses mit einem hohen Maß an Professionalität erfolgen. Um sicherzustellen, dass die Nachrichten in der Warteschleife bei Anrufern den richtigen Ton anschlagen, wenden sich viele Unternehmen an einen Anbieter, um Unterstützung zu erhalten. Unternehmen, die sich auf Messaging-Dienste spezialisiert haben, haben oft ausgezeichnete Autoren, die Skripte für Warteschleifen-Messaging erstellen können, die den Punkt klar und schnell vermitteln. Sprachtalente ist eine weitere Nachrichtenkomponente, die ein professioneller Service bieten kann. Während die Stimmen der Mitarbeiter wie eine nette Geste erscheinen mögen, führt die Verwendung professionell ausgebildeter Ansager zu einer geschliffeneren Übermittlung und verleiht der Nachricht ein wenig mehr Schlagkraft.
Messaging in der Warteschleife hat sich als eine großartige Möglichkeit erwiesen, zusätzliche Waren und Dienstleistungen an bestehende Kunden zu verkaufen. Ebenso helfen die Informationen, Anrufern, die daran denken, sich bei einer gemeinnützigen Organisation zu engagieren, schnell zu informieren, welche Art von freiwilliger Hilfe derzeit benötigt wird. Die Nutzung dieser früher toten Haltezeit für den konstruktiven Informationsaustausch wird zweifellos weiter wachsen, da immer mehr Unternehmen aller Art erfahren, wie wertvoll diese Funktion sein kann.