Voice-E-Mail ist eine Art E-Mail-Programm, bei dem man eine Nachricht durch Sprechen in ein Mikrofon eines Computers, Smartphones oder Pocket-PCs aufzeichnen und über einen herkömmlichen E-Mail-Client an jeden senden kann. Der Empfänger muss dann nur noch die Nachricht öffnen und seine Lautsprecher einschalten, um die Sprach-E-Mail zu hören. Dies ist praktisch für Menschen, die entweder aufgrund einer Behinderung nicht tippen können oder einfach nur viele E-Mails senden müssen und etwas Zeit sparen möchten.
Sprach-E-Mail beseitigt auch einige der Mehrdeutigkeiten, die einer E-Mail-Nachricht innewohnen. Es ist schwierig, den Ton einer Nachricht vom Bildschirm zu übersetzen, und oft sind die Leute beleidigt oder verärgert über etwas, das in einer E-Mail-Nachricht geschrieben wurde, die nicht beleidigend sein sollte. E-Mails, bei denen man die Nachricht des Absenders tatsächlich hören kann, werden viel eher wie beabsichtigt verstanden.
Voice-E-Mail-Softwareprogramme sind relativ einfach. Sie werden auf dem Computer installiert und dann mit einer herkömmlichen E-Mail-Adresse verknüpft. Wenn der Benutzer bereit ist, eine E-Mail zu verfassen, drückt er oder sie einfach eine Aufnahmetaste auf dem Computerbildschirm und beginnt, in das Mikrofon zu sprechen. Der Benutzer kann die Aufnahme nach Bedarf anhalten oder neu starten, und einige Programme ermöglichen es dem Benutzer, verschiedene Audiostücke zusammenzufügen.
Wenn der Benutzer die Aufnahme beendet hat, komprimiert die Software die Audiodatei in eine kleine Datei, im Allgemeinen eine .MP3-, .WAV- oder .GSM-Datei. Die Sounddatei wird gespeichert und an die E-Mail angehängt, wo auf Wunsch zusätzliche Kommentare geschrieben werden können. Diese Dateitypen können von fast allen Computern sowie von Mobiltelefonen und anderen Audiogeräten abgespielt werden. Es sind nur sehr geringe technische Kenntnisse erforderlich, um eines dieser Softwareprogramme zu verwenden.
Die Sprach-E-Mail wird dann an den Empfänger oder die Empfängergruppe gesendet. Wenn er oder sie es erhält, muss er nur auf „Play“ klicken und die Lautsprecher einschalten, um die E-Mail-Nachricht abzuhören. Er kann dann als Antwort eine herkömmliche E-Mail eingeben oder, wenn die Software installiert ist, eine weitere Sprach-E-Mail aufzeichnen, um zu antworten. Die Dateien können dann gespeichert und nach Bedarf wiedergegeben werden. Darüber hinaus können einige Softwareprogramme Sprache-zu-Text-Funktionen verwenden, um die gesprochene Audiodatei in eine Textdatei umzuwandeln. Für alle, die beim Verfassen und Versenden von E-Mails Zeit sparen möchten, kann Voice-E-Mail-Software eine gute Wahl sein, obwohl sie den Nachteil hat, dass sie im Fehlerfall schwieriger zu bearbeiten ist.