Der Begriff Vertragsmanagement wird typischerweise in Beschaffungs- oder Einkaufsabteilungen verwendet. Im Rahmen der Verantwortung der Einkaufsabteilung verhandelt, akzeptiert und unterzeichnet der Manager Verträge mit Lieferanten von Waren und Dienstleistungen der Organisation. Vertragsmanagement ist der Prozess, um sicherzustellen, dass der Lieferant seine ausgehandelten Vertragsbedingungen einhält. Obwohl die Rolle der Beschaffung im Verhandlungsprozess ein wesentlicher Bestandteil eines Kostenmanagementprozesses ist, werden im Vertragsmanagement die tatsächlichen Einsparungen entweder erzielt oder verfehlt.
Effektive Vertragsmanagementpraktiken führen zu niedrigeren Betriebskosten, effizienten Dienstleistungen und einer stärkeren Verhandlungsposition in der nächsten Verhandlungsrunde. Das Vertragsmanagement umfasst die Sicherstellung der Vertragskonformität, die Rolle als erster Ansprechpartner für Service- und Streitbeilegungsfragen sowie die Verwaltung aller im Vertrag ausgehandelten Zahlungen oder Klauseln. Generell lässt sich das Vertragsmanagement in drei Hauptbereiche unterteilen: Schwellenwerte, Rabatte und Leistungsklauseln.
Schwellenwert ist ein Begriff, der verwendet wird, um bestimmte Ziele von Dollarausgaben, Transaktionen oder gekauften Einheiten zu definieren. Diese Schwellenwerte sind normalerweise an Dollarrabatte auf den Kaufpreis gebunden und basieren oft auf der Anzahl der Bestellungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingehen. Im Rahmen des Verhandlungsprozesses werden oft Schwellenwerte verwendet, um noch höhere Rabatte zu verlangen, als der Lieferant normalerweise gewähren würde. Wenn das Volumen steigt, hat der Lieferant die Motivation und die Fähigkeit, den Preis zu senken, da seine Kosten sinken.
Rabatte werden als Belohnung oder Anreiz für den Lieferanten verwendet, um bestimmte Ziele zu erreichen. Beispielsweise kann eine Bäckerei verhandeln, eine bestimmte Menge Mehl über einen festgelegten Zeitraum zu kaufen. Alle zusätzlichen, außerplanmäßigen Anfragen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen werden, sind für einen Rabatt an den Lieferanten berechtigt. Die Rechnung bezieht sich auf den Standardbetrag, aber der Rabatt wird berechnet und als Belohnung für die Deckung eines unmittelbaren Bedarfs an den Lieferanten zurückgezahlt. Diese Flexibilität findet man häufig in zeitkritischen Umgebungen, in denen der Vertrag einen Standardlieferplan enthält, aber zusätzliche Flexibilität erforderlich ist, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Leistungsklauseln basieren auf messbaren Elementen, die für den Geschäftsbetrieb entscheidend sind. Gemeinsame Klauseln basieren auf der Lieferung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, der Rechnungsstellung innerhalb eines festgelegten Datumsbereichs, der Einhaltung von Benchmark-Lieferterminen und dem Fertigstellungsgrad bei Bauprojekten. Der Zweck einer Leistungsklausel besteht darin, eine anerkannte Messmethode zwischen dem Lieferanten und dem Kunden einzurichten. Diese Klauseln sind je nach Branche oft an Strafen oder Belohnungen gebunden.
Ein effektives Vertragsmanagement umfasst die tägliche Aktivitätsverfolgung, das Leistungsmanagement und die Nachverfolgung mit dem Lieferanten. Nur durch ein aktives Vertragsmanagement kann das Unternehmen die im Vertrag enthaltenen Leistungen in Anspruch nehmen. Zu diesen Vorteilen können Klauseln zur vorzeitigen Entlassung, zusätzliche Zahlungskürzungen und andere Strafen gehören.