Virtuelle Voicemail ist eine Art Kommunikationstool, das es ermöglicht, ein Voicemail-Konto in einer Online-Umgebung zu erstellen und zu nutzen. Bei dieser besonderen Art von Lösung ist kein Anrufbeantworter oder Bürotelefonsystem mit Voicemail-Funktion erforderlich. Stattdessen wird das virtuelle Voicemail-Konto so eingerichtet, dass es sich mit einem Remote-Server verbindet, auf dem eingehende Nachrichten gespeichert werden. Bei den meisten Anwendungen ist es möglich, mit einem Telefon mit Tonwahldienst oder einem Computer oder Handheld mit Internetfunktion auf diese Nachrichten zuzugreifen und sie zu überprüfen.
Bei virtuellen Voicemail-Diensten, die heute von einer Reihe von Anbietern angeboten werden, besteht die Grundfunktion des Dienstes darin, eingehende Anrufe an den Voicemail-Dienst umzuleiten, wenn der Anruf nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von vorher festgelegten Rufzeichen beantwortet wird. Der Anrufer wird begrüßt und hat die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. Sobald die Nachricht aufgezeichnet wurde und der Anrufer die Verbindung trennt, generiert das System eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden. Normalerweise enthält die Nachricht grundlegende Daten wie das Datum und die Uhrzeit, zu der die Nachricht hinterlassen wurde. Fortgeschrittenere virtuelle Voicemail-Systeme können Informationen enthalten, wie beispielsweise die Anrufer-ID-Daten, die sich auf die Nachricht beziehen, einschließlich der Telefonnummer des Anrufers.
Jede mit virtueller Voicemail erfasste Nachricht kann auf mehr als eine Weise abgerufen werden. Ein Ansatz besteht darin, ein Telefon zu verwenden, um sich in den Server einzuwählen, der den Voicemail-Dienst enthält, die richtigen Zugangscodes einzugeben und die Nachrichten unter Verwendung von Aufforderungen abzuhören, die in die Tonwahltastatur des Telefons eingegeben werden. Eine andere Strategie besteht darin, sich bei einer Online-Site anzumelden, die mit dem Voicemail-Dienst verbunden ist, und einen Audiostream der Nachricht über das Internet anzuhören.
Die Verwendung virtueller Voicemail für geschäftliche Zwecke ist ein kluger Schachzug, da diese Art von Kommunikationstool in vielen Fällen sehr praktisch sein kann. Mitarbeiter, die auf Reisen sind, werden rechtzeitig über eine in der Voicemail hinterlassene Nachricht benachrichtigt und können die bequemste Methode verwenden, um auf die Nachricht zuzugreifen. Gleichzeitig können eingehende Anrufe direkt an die virtuellen Voicemail-Konten wichtiger Mitarbeiter weitergeleitet werden, wenn die Telefonanlage eines Unternehmens beschädigt oder auf andere Weise für einen bestimmten Zeitraum außer Betrieb gesetzt wird. Von dort aus können Mitarbeiter über Mobiltelefone die Nachrichten abrufen und entweder mit E-Mails antworten oder sich über Mobilfunkdienste mit den Anrufern verbinden.