Ein Archivar ist ein Informationsprofi, ähnlich wie Kuratoren und Bibliothekare. Archivare identifizieren, sammeln, organisieren, dokumentieren, beschreiben, bewahren und zeigen Materialien von historischem Wert. Grundsätzlich besteht die Hauptaufgabe eines Archivars darin, authentische und relevante Abschnitte der Geschichte zusammenhängend darzustellen.
Archivarinnen und Archivare kennen sich mit dem von ihnen archivierten Zeitraum und/oder Sammlungsthema aus. Sie recherchieren und beschaffen Gegenstände, um sicherzustellen, dass die Identifizierung aller Archivmaterialien eindeutig ist. Ein Archivar wählt Elemente aus, die in die Sammlung einer Organisation passen. Archivare müssen detaillierte Aufzeichnungen über die Personen, Orte und Daten führen, die an den zu archivierenden Objekten beteiligt sind. Diese Gegenstände können handschriftliche Notizen, Fotos, Filme oder viele andere mögliche Materialien sein.
Beschreibungen der von ihnen gesammelten Gegenstände können auf Unternehmenswebsites oder anderen öffentlichen Orten platziert oder in Museen verwendet werden. Normalerweise schreibt ein Archivar die meisten dieser Beschreibungen. Er oder sie muss alle Details jedes archivierten Objekts in einer Sammlung sorgfältig erfassen und dokumentieren. Die Aufbewahrung ist eine weitere Aufgabe der Archivare. Sie kennen sich mit Methoden zur Lagerung von flachen Papieren und dreidimensionalen Materialien aus.
Ein Archivar muss gesammelte Gegenstände logisch und informativ darstellen. Einige Archivare behaupten, dass eine Sammlung von Archivalien immer eine zusammenhängende Geschichte über ihr Thema und den bestimmten Zeitraum erzählen sollte. Archivare sind zu professioneller Sorgfalt bei ihrer Arbeit und Ethik sowie zu einer sachkundigen Auswahl bei der Auswahl von Archivgut verpflichtet. Archivare sind immer auf der Suche nach nützlichen Gegenständen und bemühen sich, historische Materialien sorgfältig auszuwählen.
Es gibt zwei Haupttypen von archivierten Sammlungen: zirkulierende und nicht zirkulierende. Nicht im Umlauf befindliche Sammlungen können innerhalb einer bestimmten Firma oder Organisation archiviert werden. Im Umlauf befindliche historische Sammlungen werden der Öffentlichkeit präsentiert, aber in der Regel sorgfältig aufbewahrt, damit sie nicht direkt berührt werden können. Archivare verbringen nicht ihre gesamte Arbeitszeit damit, Materialien zu archivieren, sondern müssen in der Regel auch regelmäßig an Meetings und Branchenveranstaltungen teilnehmen. Ein Archivar leitet oft Mitarbeiter, die ihm bei der Erfassung und Aufbewahrung historischer Dokumente helfen.
Die Aufgaben von Archivaren können mit denen von Bibliothekaren verglichen werden, da beide Arten von Informationsfachleuten Materialien für den organisierten öffentlichen oder privaten Zugang sammeln, aufbewahren und ausstellen können. Die beruflichen Aufgaben von Archivaren und Kuratoren sind auch darin ähnlich, dass sie beide dazu neigen, mit vielen verschiedenen Formen, Größen und Kategorien von Materialien zu arbeiten. Archivare beschreiben Materialien jedoch ganz anders als Bibliothekare; sie arbeiten meist auch mit audiovisuellen Formaten, mit denen Kuratoren normalerweise nicht arbeiten.