Ein Arzt einer Arztpraxis, manchmal auch Arztsekretärin oder Büroassistentin genannt, ist in erster Linie dafür verantwortlich, Telefone zu beantworten, Termine zu vereinbaren und Patientenakten in einer Gesundheitsklinik oder einer anderen Arztpraxis zu verwalten. Diese Fachkräfte arbeiten oft direkt für Ärzte und Krankenschwestern, können aber auch in Krankenhäusern, Notfallzentren und betreuten Wohn- oder Hospizeinrichtungen tätig sein. Die Arbeit ist in der Regel unabhängig von der Umgebung ähnlich und konzentriert sich in der Regel auf Sekretariats- und grundlegende Verwaltungsaufgaben für den Papierkram.
Direkte Patienteninteraktion
In den meisten Arztpraxen ist der Administrator die erste Person, die Patienten beim Betreten sehen. Er oder sie sitzt normalerweise an einem Schreibtisch in der Nähe des Haupteingangs und ist normalerweise dafür verantwortlich, Leute einzuchecken, Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass sich die Patienten wohl fühlen Leichtigkeit. Je nach Büro kann diese Person auch für die Verwaltung des Wartezimmers verantwortlich sein, einschließlich der Ordnung und Ablenkung wie Lesematerial, Spielzeug oder geeignete Fernsehsendungen.
Die Verwaltung von Unterlagen, die Patienten ausfüllen müssen, gehört an den meisten Orten ebenfalls zum Job. Administratoren sammeln und erfassen in der Regel Versicherungsinformationen und Anamneseformulare und Offenlegungen und verlangen normalerweise auch fällige Zuzahlungen oder Rechnungen für die Dienstzeit.
Anrufe annehmen und Kalender verwalten
Das Besetzen der Telefone ist ein weiterer wirklich wichtiger Teil der Arbeit dieses Profis. Menschen, die Arztpraxen anrufen, sprechen in der Regel zumindest anfangs mit einem Administrator, insbesondere wenn es darum geht, eine Wegbeschreibung zur Praxis zu erhalten oder einen Termin zu vereinbaren. Bei einem medizinischen Notfall leitet der Desk-Mitarbeiter den Anruf in der Regel an einen Arzt oder eine Pflegekraft weiter, nimmt ansonsten eine sehr detaillierte Nachricht entgegen und leitet die wichtigsten Informationen an den medizinischen Experten „auf Abruf“ weiter.
Der Job erfordert in der Regel auch viel Geschick bei der Planung und Organisation der Zeit. Administratoren erstellen und verwalten in der Regel Kalender für Termine, Patientengespräche und wichtige Besprechungen, die sie ständig aktualisieren müssen. Wenn Ärzte, Krankenschwestern oder andere medizinische Fachkräfte im Verzug sind oder Tage ausfallen müssen, ist es normalerweise die Aufgabe des Administrators, die Dinge anzupassen. Patienten anzurufen, Ereignisse zu verschieben und Termine kurzfristig zu verschieben, kann ein Kernstück der Arbeit sein.
Büroarbeit
Die medizinische Welt ist stark von Akten abhängig, und eine der größten Aufgaben des Arztpraxen-Administrators besteht darin, den Papierkram und die schriftlichen Akten in Ordnung zu halten. Dies beginnt in der Regel mit Patientenakten. Der Administrator muss normalerweise ein System entwickeln, um die Akten aktuell und zugänglich zu halten, was häufig Computer und elektronische Aufzeichnungen umfasst. Die meisten modernen Büros verwenden eine Kombination aus digitalen und papierbasierten Akten, und die Organisation und Assimilation der beiden kann eine größere Aufgabe sein, als es scheint.
Büroadministratoren können auch für die Verwaltung der Korrespondenz und die Handhabung von Dingen wie Stromrechnungen und Gehaltsabrechnungen verantwortlich sein. Vieles hängt von der Größe des jeweiligen Büros ab – große Betriebe wie Krankenhäuser haben oft spezielle Abrechnungsabteilungen, die sich um Finanzangelegenheiten kümmern, aber in kleineren Praxen fallen diese Dinge oft an die Person, die an der Rezeption sitzt. An manchen Orten kann diese Person auch Versicherungspapiere erledigen, einschließlich der Ausstellung von Rechnungen an Patienten und der Verwaltung von Zahlungen an Dritte.
Assistierende Ärzte
Je nach Büro kann ein Administrator auch erforderlich sein, um dem medizinischen Personal bei Dingen wie dem Diktat von Aufzeichnungen, der Transkription und der Vorbereitung des Prüfungsraums zu helfen. Auch die Bestellung von Labortests kann erforderlich sein. In einigen Fällen behandeln medizinische Fachkräfte ihre Büromitarbeiter als persönliche Assistenten und bitten sie, Dinge wie die Organisation des persönlichen Transports, die Reservierung von Abendessen oder die Abholung der chemischen Reinigung zu erledigen, obwohl dies keineswegs ein universeller Bestandteil der Stellenbeschreibung ist.
Verschiedene Arbeitseinstellungen
Eine Arztpraxis kann an vielen verschiedenen Orten arbeiten. Einzelpraxen sind einige der gebräuchlichsten, aber die Stelle ist fast überall zu finden, wo Patienten und Mitarbeiter des Gesundheitswesens interagieren – Krankenhäuser, Pflegeheime und eigenständige Kliniken sind nur einige Beispiele. Manchmal findet man solche Administratoren auch von zu Hause aus, oft als „virtuelle Assistenten“. Ärzte und andere, die kleine Praxen betreiben, haben möglicherweise nicht den Aufwand, Personal einzustellen, um Termine zu vereinbaren und die Akten in Vollzeit zu verwalten, aber es ist oft nützlich, ein paar Stunden pro Woche Remote-Hilfe zu erhalten. Work-at-Home-Arrangements erfordern normalerweise einen Zugang zum Internet und eine eigene Telefonleitung für die Bearbeitung von medizinischen Anrufen, aber die Einzelheiten können je nach den Umständen stark variieren.
Schulungs- und Bildungsanforderungen
Bei der Einstellung von Arztpraxen stellen die Arbeitgeber weitgehend ihre eigenen Anforderungen, aber ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss ist fast immer unerlässlich. Erfahrung in der Büroarbeit ist in der Regel ebenfalls von Vorteil, und Kenntnisse in der medizinischen Abrechnung und Codierung können ebenfalls hilfreich sein. Einige Volkshochschulen und Berufsschulen bieten Kurse an, die speziell darauf ausgerichtet sind, Menschen für die Arbeit in Arztpraxen auszubilden. Solche Programme garantieren zwar keine Arbeit als Arzthelferin, aber sie können Bewerbern die Aufmerksamkeit erleichtern, insbesondere wenn es um wettbewerbsfähige Jobs oder begehrte Arbeitgeber geht.