Ein Debitoren-Analyst ist dafür verantwortlich, die Fähigkeit eines Unternehmens, seine ausstehenden Rechnungen einzuziehen, zu überwachen. Der Analyst kann an Inkassoaktivitäten teilnehmen, einschließlich der Untersuchung potenzieller Abrechnungsfehler. In der Regel wird zusätzlich untersucht, warum Zahlungen ausbleiben, zu kurz oder überfällig sind. Als Teil des Debitorenprozesses kann ein Analyst Änderungen des Kreditlimits eines Kunden empfehlen und dabei helfen, den Zahlungsverlauf eines Kontos abzugleichen.
Normalerweise verwaltet der Debitorenbuchhalter eine Gruppe von Zahlungskonten für ein Unternehmen. Wenn Lieferanten Lieferungen oder Dienstleistungen auf Kredit kaufen, haben sie möglicherweise verschiedene Zahlungsbedingungen, die es ihnen ermöglichen, prozentuale Rabatte vom Gesamtbetrag zu ziehen oder den Restbetrag in Raten zu begleichen. Ein Teil der Aufgabe des Analysten besteht darin, sicherzustellen, dass die Kreditbedingungen eingehalten werden und alle Unstimmigkeiten und Missverständnisse in Bezug auf die Kreditbedingungen umgehend behoben werden.
Sicherzustellen, dass ein Unternehmen seine unbezahlten Beträge einzieht, ist eine wichtige Aufgabe eines Debitorenanalysten. Ein Teil dieser Arbeitspflicht besteht darin, die Kontoaktivitäten zu untersuchen und Kunden zu kontaktieren, um herauszufinden, warum Zahlungen verspätet sind. In einigen Fällen müssen möglicherweise Inkassotaktiken angewendet werden, um Kunden zu ermutigen, überfällige Beträge zu begleichen. Eine Möglichkeit, dies manchmal zu erreichen, besteht darin, den Zugang zu Krediten einzuschränken.
Zusätzlich zur Behebung von Aufzeichnungsfehlern muss ein Debitoren-Analyst regelmäßig die Konto- und Zahlungsaktivitäten jedes Kunden überwachen. Wenn ein Kunde ständig überfällig ist, muss der Analyst möglicherweise die Kreditbedingungen ändern, indem er die Limits verringert und die Verzugszinsen oder Finanzierungsgebühren erhöht. Die Kreditprivilegien einiger Kunden müssen möglicherweise vorübergehend beendet werden, während Zahlungsstreitigkeiten und ausstehende Salden beigelegt werden.
Das Ausführen von Berichten und das Führen von Aufzeichnungen sind weitere wichtige Aufgaben, für die normalerweise ein Debitorenbuchhalter verantwortlich ist. Da mit Kunden in Bezug auf überfällige Zahlungen Kontakt aufgenommen wird, muss der Analyst in der Regel dokumentieren, wann der Kunde kontaktiert wurde und welche Art des Austauschs stattgefunden hat. Beispielsweise kann ein Leasingnehmer, dessen Konto überfällig ist, eine Mahnung mit einer verspäteten Belastung erhalten, gefolgt von einer Aufforderung, entweder den ausstehenden Restbetrag zu zahlen oder das Eigentum des Leasinggebers abzugeben. Wichtig ist auch, dass jeglicher mündliche Austausch, wie etwa Zahlungsversprechen, dokumentiert wird.
Ein Teil des Dokumentationsprozesses umfasst die Abstimmung der Kontodatensätze. Bei der Kontenabstimmung werden Zahlungen gegen ausstehende Rechnungen gebucht und sichergestellt, dass Salden ausgeglichen werden. Der Abgleichsprozess kann auch die monatliche Überprüfung aller Gebühren und Gutschriften auf dem Konto eines Kunden umfassen.