Ein Einkaufsassistent ist eine Person, die in der Einkaufsabteilung eines Handels- oder Einzelhandelsunternehmens arbeitet. Diese Person kann den leitenden Einkäufern oder Einkäufern helfen, Entscheidungen über die zu tätigenden Einkäufe zu treffen, obwohl die meisten Leute in dieser Position mehr auf der administrativen Seite und der Dateneingabe arbeiten. Einige dienen auch als Kontaktstelle zwischen der Einkaufsabteilung und den Herstellern oder Unternehmen, von denen die Artikel bezogen werden. Für jeden, der als Einkaufsassistent arbeiten möchte, ist es wichtig, ein hohes Maß an Liebe zum Detail zu haben und komplexe Berichte, Bestellungen und Rechnungen zu verstehen.
Es gibt in der Regel nicht viele spezifische Ausbildungsanforderungen, um Einkaufsassistent zu werden. Die meisten Menschen haben mindestens eine Hochschulausbildung und möglicherweise einen Associate- oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder Rechnungswesen, obwohl die meisten Unternehmen dies nicht verlangen und bereit sind, für diese Einstiegsposition eine berufsbegleitende Ausbildung anzubieten. Wer irgendwann als Einkäufer oder Einkäufer arbeiten möchte, beginnt hier oft als Einkaufsassistent und versucht sich je nach Unternehmensgröße nach einigen Monaten oder Jahren in der Position hochzuarbeiten.
Administrative Tätigkeiten und Datenerfassung sind oft der größte Aspekt im Job eines Einkaufsassistenten. Wenn der Senior Buyer Entscheidungen darüber trifft, was für das Unternehmen wann gekauft wird, können diese Informationen dann an den Einkaufsassistenten weitergegeben werden, der für die Erstellung der Bestellung und möglicherweise sogar für die Bestellung verantwortlich ist. Aus diesem Grund ist eine hohe Detailgenauigkeit gefragt, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Auf wöchentlicher oder monatlicher Basis kann der Assistent dafür verantwortlich sein, detaillierte Einkaufsberichte zu erstellen und sicherzustellen, dass Rechnungen nach Bedarf erstellt und verteilt werden.
Für einen Einkaufsassistenten ist es auch wichtig, einen guten Kundenservice bieten zu können, da er oder sie derjenige sein kann, der von externen Herstellern oder Auftragnehmern kontaktiert wird. Obwohl seine Vorgesetzten wahrscheinlich diejenigen sind, die Verträge erstellen, könnte der Assistent derjenige sein, der sie sendet und dafür sorgt, dass sie ordnungsgemäß ausgefüllt und unterzeichnet werden. Daher ist es wichtig, positive Beziehungen zu Herstellern oder Auftragnehmern aufzubauen. Zusätzlich zu diesen regulären Aufgaben muss ein Einkaufsassistent möglicherweise auch allgemeine Bürounterstützung wie Anrufbeantworter, Ablage und Bedienung verschiedener Bürotechnik wie Faxgeräte bereitstellen.