Ein Einkaufsleiter ist eine Art Manager, der für die Beschaffungsgruppe verantwortlich ist. Im Rahmen ihrer Tätigkeit unterstützen Einkaufsleiter den Geschäftsbetrieb, indem sie Bestellanforderungen prüfen, Einkaufspreisabweichungen genehmigen und Mehr- und Altkosten kontrollieren. Wenn der Einkaufsleiter bei einer Produktionsstätte angestellt ist, ist er auch dafür verantwortlich, mit dem Programmmanagement und den Produktionsplanern zusammenzuarbeiten, um zu bestimmen, wann Material für den Betrieb zur Herstellung von Produkten verfügbar ist.
Bestellanforderungen sind Anfragen zum Kauf von Produkten zur Unterstützung von Kundenaufträgen. Ein Einkaufsleiter prüft die Bestellanforderungen und legt fest, was bestellt werden muss. Die eigentliche Auftragserfassung erfolgt durch Einkäufer, die für den Einkaufsleiter tätig sind. In der Regel sind diese Bestellanforderungen eine Ausgabe eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning). Bevor die Einkäufer zur Erteilung von Bestellungen bei Lieferanten autorisiert werden, wird sich der Einkaufsleiter mit Mitgliedern des Managementpersonals treffen, um zu bestätigen, dass die Bestellnachfrage der Kunden und die Fabrikkapazität ausreichen, um diese Bestellungen zu unterstützen.
Einkaufspreisabweichungen (PPV) entstehen, wenn ein angebotener Stückpreis höher ist als der im ERP-System geladene Standard-Stückpreis. Ein ungünstiger PPV kann möglicherweise dazu führen, dass das Unternehmen weniger Gewinn macht, daher muss der Einkaufsleiter alle ungünstigen PPVs überprüfen, um die Ursache zu ermitteln. Wenn die Ursache auf kundeninduzierte Probleme zurückzuführen ist, wie z. B. Anfragen bezüglich der Vorlaufzeit oder geringere Mengen als ursprünglich angeboten, wird der Einkaufsleiter eine Anfrage an den Programmleiter senden, um das PPV vom Kunden zurückzufordern. Wenn die Ursache mit einem Käuferfehler oder anderen nicht vom Kunden verursachten Problemen zusammenhängt, führt der Einkaufsleiter eine Ursachenanalyse durch und bietet bei Bedarf zusätzliche Schulungen oder Prozessaktualisierungen an, um ein zukünftiges Auftreten des Problems zu verhindern.
Die Einkaufsleiter sind auch für die Kontrolle von Mehr- und Altkosten verantwortlich. Überschuss ist die Materialmenge, die sich im Besitz eines Unternehmens befindet und die die Nachfrage des Kunden übersteigt. Obsolet bezieht sich auf jedes Material, das keinen Bedarf hat, also keine Verwendung. Die Einkaufsleiter überprüfen in regelmäßigen Abständen die Details des vorhandenen und bestellten Materials, um sicherzustellen, dass kein Material gestrandet ist.
Für den Fall, dass eine Bedarfsänderung des Kunden zu Materialüberschüssen führt, wird der Einkaufsleiter mit den Einkäufern zusammenarbeiten und versuchen, den Überschuss an den ursprünglichen Lieferanten zurückzusenden. Nach Durchführung dieser Due Diligence wird in der Regel noch gestrandetes Material in einer Mehrforderung dem Kunden zur Zahlung vorgelegt. Veraltetes Material ist häufig auf eine technische Änderung zurückzuführen, durch die möglicherweise eine bestimmte Komponente aus der Stückliste entfernt wurde. Der Einkauf wird versuchen, die Teile zurückzugeben oder anderweitig zu verwenden. Schlägt sie fehl, wird dem Kunden eine obsolete Reklamation vorgelegt.