Ein Beschaffungsadministrator überwacht den Prozess der Beschaffung von Dienstleistungen von einem Lieferanten sowie die Verwaltung des Beschaffungs- und Einkaufspersonals. Die Rolle dieses Fachmanns erfordert Kenntnisse über Verfahren zum Einkauf von Dienstleistungen und Waren für ein Unternehmen. Unternehmen suchen oft nach Möglichkeiten, Waren zu einem wettbewerbsfähigen Preis zu erwerben, und es ist die Aufgabe des Beschaffungsadministrators, die Prozesse zu überwachen, die mit dieser Beschaffung verbunden sind.
Der Sachbearbeiter in einer Einkaufsabteilung ist für die Verwaltung des Tagesgeschäfts der Einkaufs- und Beschaffungsabteilung eines Unternehmens verantwortlich. Er ist für die Personalüberwachung und die Prüfung von Vertragsvereinbarungen zuständig. Der Administrator überprüft auch Einkaufsanforderungen für Verträge, wenn das Unternehmen Waren und Dienstleistungen von Lieferanten anfordert. Es gibt Gelegenheiten, in denen die Beschaffungsabteilung die Qualifikationen der Lieferanten überprüft, um sicherzustellen, dass der beste und zuverlässigste verfügbare Service verwendet wird.
In den meisten Unternehmen berichtet der Einkaufssachbearbeiter direkt einem Senior Manager. Der Administrator muss den steuerlichen Status und die steuerlichen Fähigkeiten des Unternehmens berücksichtigen, wenn er Verträge über Waren und Dienstleistungen erhält. Oftmals ist er auch für die Durchführung von Besprechungen zu Neueinstellungen, Personalangelegenheiten und fachlichen Anforderungen des Einkaufs oder Beschaffungswesens zuständig. Administratoren können auch die Arbeit der Beschaffungsmitarbeiter zuweisen, überwachen und überprüfen.
Der Beschaffungsadministrator kann sich regelmäßig mit der Geschäftsleitung treffen, um sie über Änderungen im Beschaffungsprozess auf dem Laufenden zu halten. Administratoren können auch dem Beschaffungspersonal Anweisungen und Schulungen anbieten sowie Käufer und Verkäufer besuchen. Sie können auch Angebote für Dienstleistungen und Verträge überprüfen, um sicherzustellen, dass diese Angebote den aktuellen Beschaffungsrichtlinien entsprechen.
Analytische Fähigkeiten sind für einen Beschaffungsadministrator wichtig, und er oder sie muss möglicherweise Verträge schnell überprüfen, um eventuell auftretende Probleme zu identifizieren. Administratoren müssen auch in der Lage sein, Computeranwendungen effizient zu nutzen und das Beschaffungsinformationssystem des Unternehmens gründlich zu verstehen. Beschaffungsinformationssysteme werden häufig verwendet, um detaillierte Einkaufsberichte zu erstellen.
Der Einkaufssachbearbeiter führt auch Kostenanalysen durch und arbeitet mit den Einkaufsbudgets des Unternehmens. Die Budgetierung ist ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Beschaffungsprozesses und der Führung eines Unternehmens als Ganzes. Der Administrator muss über effektive Kommunikationsfähigkeiten verfügen und ein hohes Maß an Kenntnissen des Vertrags- und Beschaffungsprozesses nachweisen können.