Ein Event-Produzent plant und koordiniert Partys, Konferenzen, Schulungsprogramme, Verkaufsmeetings und Firmenretreats. Der Eventproduzent arbeitet eng mit dem Veranstalter zusammen, um eine Veranstaltung zu planen, die dem Ziel des Kunden entspricht und das Image des Unternehmens in ein positives Licht rückt. Der Produzent kann jeden Teil der Veranstaltung planen, vom allgemeinen Konzept bis zum Essen und der Unterhaltung, oder der Produzent kann die von der Firma, die die Party ausrichtet, erstellten Pläne übernehmen und einfach die entsprechenden Anbieter bereitstellen.
Ein erfolgreicher Produzent kann so wenig oder so viel Input leisten, wie das Unternehmen will. Viele Leute, die eine Veranstaltung organisieren, möchten die volle Kontrolle über alle Details haben, egal ob es sich um eine Hochzeit oder ein Geschäftstreffen handelt. In diesen Situationen ist es die Aufgabe des Veranstaltungsproduzenten, die Pläne zu organisieren, dem Kunden Anbieterlisten vorzulegen und am Veranstaltungstag zu erscheinen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Andere Kunden haben möglicherweise nur eine vage Vorstellung davon, was sie wollen, und haben möglicherweise nicht einmal eine genaue Vorstellung davon, mit welcher Art von Budget sie arbeiten müssen. In diesen Fällen bespricht der Eventproduzent mit dem Kunden verschiedene Möglichkeiten, zeigt ihm Bilder und bespricht andere ähnliche Events, die er in der Vergangenheit produziert hat, und erledigt alle Details für den Kunden.
Der Job des Event-Produzenten liegt in der Regel irgendwo zwischen diesen beiden Extremen. Die meisten Kunden werden einige Teile der Veranstaltung haben, bei denen sie sich besonders stark fühlen, und andere, die weniger wichtig sind. Die Aufgabe des Event-Produzenten besteht darin, dem Kunden die gewünschten Entscheidungen zu ermöglichen und gleichzeitig sicherzustellen, dass auch die anderen Teile der Veranstaltung ordnungsgemäß geplant und durchgeführt werden.
Ein erfolgreicher Produzent muss über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Geduld, starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit verfügen, ein Budget zu entwickeln und einzuhalten. Der Produzent sollte auch erwarten, nicht-traditionelle Arbeitszeiten, Wochenenden und Feiertage zu arbeiten. Obwohl es keine formalen Ausbildungsanforderungen für einen Veranstaltungsproduzenten gibt, können verschiedene Veranstaltungsproduktionsunternehmen spezifische Qualifikationen haben, die sie von ihren Mitarbeitern erwarten.