Ein Front-Office-Manager ist eine Schlüsselposition in vielen büroabhängigen Unternehmen. Diese Person, die für die laufende Führung des Büros verantwortlich ist, kann auch Autorität über nicht leitende Angestellte haben und als Abteilungsvertreter fungieren. Gute Office Manager verfügen über eine Vielzahl von Fähigkeiten, die sowohl bei der Führung des Büros als auch beim effizienten Umgang mit Mitarbeiterproblemen helfen.
Wer Front-Office-Manager werden möchte, braucht sowohl Büro- als auch Sozialkompetenz. Grundlegende Bürovoraussetzungen wie Computerkenntnisse, Vertrautheit mit Büromaschinen und Telefonkenntnisse sind wichtig, da dieser Mitarbeiter oft die Aufgaben aller Büroangestellten teilt. Damit das Büro reibungslos funktioniert, muss er jedoch in der Lage sein, die ihm unterstellten Mitarbeiter fair und effektiv zu führen. Dies kann in einigen Fällen schwierig sein, da Büroleiter lockere Beziehungen zu Kollegen haben oder sogar aus den Reihen der regulären Büroangestellten befördert werden. Die Aufrechterhaltung eines professionellen Arbeitsplatzes bei gleichzeitigem freundlichen und fairen Umgang mit Büroangestellten ist eine Fähigkeit, deren Erlernen lange dauern kann.
Ein Office Manager muss in gewisser Weise ein Visionär für seine Abteilung sein. Während einige Anforderungen von Vorgesetzten oder dem oberen Management weitergegeben werden können, ist es für einen Manager wichtig, ständig zu fragen und Prioritäten zu setzen, wie sich das Büro verbessern könnte. Das Aktualisieren alter Dateisysteme, die Implementierung effizienterer Arbeitsanforderungen und das aufmerksame Zuhören der Ideen der Mitarbeiter zu Verbesserungen können zu einer glücklicheren und produktiveren Arbeitsumgebung führen.
Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit vieler Front-Office-Manager. Zu den Abteilungen, mit denen das Front Office möglicherweise eng zusammenarbeiten kann, gehören Public Relations, Vertrieb und Marketing oder Produktionsabteilungen. Da das Büro im Allgemeinen das Zentrum der Interaktion zwischen Kunden und Unternehmen sein wird, hat der Manager eine wichtige und wertvolle Perspektive, die er in Besprechungen mit anderen Abteilungen einbringen kann. Es kann wichtig sein, ein Kämpfer für das Front Office zu werden und nicht zuzulassen, dass die Bedürfnisse der Abteilung beiseite geschoben werden, wenn sie banal klingen. Ein Front Office ist das Gesicht eines Unternehmens gegenüber der Welt, und es ist wichtig, dass es effizient und effektiv betrieben wird.
Für diesen Job gibt es möglicherweise keine spezifischen Bildungsanforderungen, und Unternehmen suchen oft nach jemandem mit Branchenerfahrung und nachgewiesener Erfolgsbilanz als Junior-Manager oder sogar Büroeinsteiger. Selbstvertrauen, Branchenkenntnis und ein Plan zur Effizienzsteigerung können einen großen Beitrag zur Erlangung dieser Position leisten.