Ein Garantieadministrator arbeitet für einen Einzelhandels- oder Vertriebsstandort und kommuniziert mit Herstellern über defekte Teile oder Reparaturen für ein bestimmtes Produkt, wie z. B. elektronische Komponenten oder Module. Dieser Mitarbeiter schreibt Garantieanträge, sammelt und versendet fehlerhafte Teile und arbeitet mit der Buchhaltung zusammen, um sicherzustellen, dass alle Teile- und Arbeitsansprüche vollständig bezahlt werden. Tatsächlich kann diese Verwaltungsposition eine Reihe anderer Garantiemitarbeiter beaufsichtigen, wenn das Unternehmen relativ groß ist, wie z. B. ein Autohaus.
Neue Teile, die defekt sind, werden normalerweise für eine Geldgutschrift an den Hersteller zurückgeschickt, insbesondere wenn Arbeiterarbeit zum Austausch und Einstellen des Teils erforderlich ist. Jeder Hersteller prüft die zurückgegebenen Teile und vergibt eine Gutschrift an die Einrichtung, die die Arbeit beansprucht; Teile werden in der Regel nach Aufwand gutgeschrieben und Arbeitsstunden werden nach den individuellen Herstellervorgaben vergütet. Garantieverwalter müssen sicherstellen, dass jeder Anspruch bezahlt wird, damit die Lagerbestände korrekt gezählt werden und der Reparaturprozess profitabel und fair ist.
Zunächst muss der Garantieverwalter ein standardisiertes Formular zur Einreichung des Anspruchs erstellen; Das Formular erfordert normalerweise die Teilenummer und -beschreibung sowie alle Informationen über den Ausfall und den Austausch. Der Administrator muss überprüfen, ob die geltend gemachten Arbeitsstunden für den spezifischen Teileaustausch korrekt sind. Viele Hersteller ignorieren eine Reklamation, wenn die geltend gemachten Arbeitszeiten für den jeweiligen Reparaturauftrag zu hoch sind.
Ausgefallene Teile müssen vom Garantieverwalter an den Hersteller zurückgesendet werden. In der Regel müssen die Teile zur schnellen Bearbeitung dem Antragsformular beigefügt werden; verlorene Teile oder Ansprüche können sowohl vom Hersteller als auch vom Administrator Nachforschungen anstellen, was Zeit und Geld kostet. Der Garantieverwalter sollte die Teile und die Reklamation über ein nachverfolgbares Versandunternehmen versenden, damit ein Liefernachweis möglich ist.
Die Garantiefinanzierung kann einige Wochen dauern, bis die Buchhaltung die Geldgutschrift des Herstellers sieht. Der Garantieadministrator sollte über eine Tabellenkalkulation oder einen anderen Dokumentationsprozess verfügen, um offene Ansprüche zu bestätigen. Aufgrund der Dokumentation können sich die Arbeitnehmer mit der Buchhaltung besprechen, wenn Forderungen gehalten werden oder verloren gegangen sind; alle Probleme können zeitnah gelöst werden, um einen schnellen Zahlungsprozess zu gewährleisten.
Größere Reparaturbetriebe, insbesondere in der Automobilindustrie, haben in der Regel einen Administrator, der eine Reihe anderer Arbeiter beaufsichtigt. Die gesamte Gruppe wird die Gewährleistungspflichten auf jeden Mitarbeiter aufteilen, um eine schnelle Zahlung zu gewährleisten. Der Hauptadministrator kann die Arbeiter einfach beaufsichtigen und auf ungewöhnliche Probleme reagieren, die auftreten können.