Viele Unternehmen bitten andere Unternehmen, Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Beispielsweise kann eine Anwaltskanzlei die Dienste eines Kopierunternehmens in Anspruch nehmen, wenn sie ein hohes Kopiervolumen hat. Ein Vertragskoordinator hilft, das richtige Unternehmen für die Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung zu finden. Sie kann auch einen Vertrag zwischen zwei oder mehr Unternehmen aushandeln. Darüber hinaus kann ein Vertragskoordinator sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden und keine der Parteien gegen den Vertrag verstoßen hat.
Eine der ersten Aufgaben des Vertragskoordinators kann es sein, ein Unternehmen zu finden, das die benötigten Waren oder Dienstleistungen bereitstellen kann. Zum Beispiel kann der Koordinator einer Anwaltskanzlei, die nach einem Kopierunternehmen sucht, mit mehreren Vertretern verschiedener Kopierunternehmen sprechen, um zu sehen, ob sie hohe Kopienmengen und eine kurze Bearbeitungszeit bewältigen können. Zu diesem Zeitpunkt kann der Vertragskoordinator auch mit der Preisdiskussion beginnen.
Nachdem ein Unternehmen ausgewählt wurde, kann der Vertragskoordinator den Vertrag aushandeln; sie kann auch die Vertragsbedingungen festlegen, alle Erwartungen darlegen und die Bedingungen festlegen, die zur Beendigung des Vertrags führen würden. In vielen Fällen wird der Vertrag vor dem Abschluss von einem Anwalt oder einer leitenden Person geprüft.
Nach Vertragsunterzeichnung durch beide Parteien ist in der Regel der Vertragskoordinator für die Vertragspflege zuständig. Sie kann überprüfen, ob die Dienstleistungen oder das Produkt die erwartete Qualität aufweisen. Sie kann auch sehen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden. Ist dies nicht der Fall, kann sie den Vertrag kündigen, insbesondere wenn es Bestimmungen im Vertrag gibt, die ihr dies erlauben. Wenn sich beispielsweise eine Anwaltskanzlei ständig Sorgen um die Qualitäten der Kopien macht, die das beauftragte Kopierdienstunternehmen angefertigt hat, oder wenn häufig Fristen überschritten werden, kann der Vertragskoordinator Gründe haben, den Vertrag zu kündigen.
Oftmals arbeitet der Vertragskoordinator mit Führungskräften verschiedenster Unternehmen zusammen. Sie kann mit Managern ihres eigenen Unternehmens zusammenarbeiten, um die von ihr abgeschlossenen Verträge zu unterzeichnen, sowie mit Managern anderer Unternehmen bei der Aushandlung der Vertragsbedingungen. Insgesamt muss sie über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, verschiedenste Geschäftsverträge zu analysieren.