Ein Gefängnisbibliothekar ist für die Erbringung aller Dienstleistungen einer Zivilbibliothek innerhalb bestimmter Sicherheitsbeschränkungen und -vorschriften verantwortlich. Die Verwaltung der verschiedenen Aspekte einer Gefängnisbibliothek ist die Hauptaufgabe dieses Bibliothekars. Die primären Funktionen der Bibliothekare werden durch die umgebende Sicherheitsumgebung bestimmt. Die Aufrechterhaltung eines angemessenen Sicherheitsniveaus ist einer der wichtigsten Aspekte der Arbeit eines Gefängnisbibliothekars.
Gefängnisbibliothekare tun ihr Bestes, um den Häftlingen so viele Informationen zur Verfügung zu stellen, wie es das Gefängnis oder das Gefängnissystem, in dem sie tätig sind, erlaubt. Aufgrund des begrenzten zivilen Personals, des Platzes und der finanziellen Mittel ist kein Gefängnisbibliothekar in der Lage, alle Dienstleistungen zu erbringen, die in einer typischen Bibliothek verfügbar sind. Infolgedessen müssen Gefängnisbibliothekare die verfügbaren Dienste auf diejenigen beschränken, die der größten Anzahl von Kunden dienen oder die meisten Auswirkungen auf die Häftlingsbevölkerung haben. Die Mehrheit der Gefängnisbibliothekare beschränkt die Dienste der Gefängnisbibliothek auf die Bereitstellung beliebter Materialien wie Zeitschriften und den Zugang zu rechtlichen Informationen.
Während zivile Bibliotheken über viele Annehmlichkeiten wie beliebte Lesestoffzentren, persönliche Rückzugsbereiche, angemessene Personalausstattung und sogar Lernzentren verfügen können, sind Gefängnisbibliotheken auf die Bereitstellung von Diensten beschränkt, die den Sicherheitsprotokollen entsprechen und die größte Wirkung auf die größte Anzahl von Insassen haben. Gefängnisbibliothekare müssen ständig Materialien durchsuchen, um sie geeignet zu machen, bevor sie Straftätern zur Verfügung gestellt werden, und verbringen möglicherweise viel Zeit damit, nach „Drachen“ zu suchen oder sie abzufangen – illegale handschriftliche Notizen, die in Büchern hinterlassen werden, damit andere Insassen sie finden können. Ein Gefängnisbibliothekar muss die Sicherheitsbestimmungen des jeweiligen Gefängnisses verstehen. Zum Beispiel können in einer Umgebung mit minimaler Sicherheit persönliche Rückzugszentren, in denen Bibliotheksbesucher etwas Privatsphäre haben und in Ruhe lesen können, erlaubt sein, während in Umgebungen mit höherer Sicherheit solche Privilegien niemals erlaubt sind.
Ein Gefängnisbibliothekar ist auch dem Ethikkodex des Bibliotheksberufs verpflichtet, der das Konzept des freien Zugangs zu Informationen vertritt. Die Gefängnisbibliothek funktioniert nicht separat, sondern als Bibliothek innerhalb der gesamten Gefängnisumgebung, und diese Beziehung zwischen Gefängnis und Bibliothekar kann dieses Konzept des freien Zugangs in Frage stellen. Die Gefängnisbibliothekarin bietet Zugang zu verschiedenen Materialebenen, die auf der Demografie der Häftlingsbevölkerung, der Verfügbarkeit von Häftlingsmitarbeitern und der Art der inhaftierten Häftlinge basieren. Ein Gefängnisbibliothekar braucht ein Personal, um eine große Bibliothek zu verwalten, muss aber auch seiner eigenen Sicherheit versichert sein, wenn er mit Häftlingsangestellten oder Treuhändern zusammenarbeitet.
Auch wenn der freie Zugang zu Informationen für einen Gefängnisbibliothekar von größter Bedeutung ist, sind Sicherheit und Schutz der wichtigste Aspekt. Hardcover-Bücher, CDs und Veröffentlichungen mit Heftklammern sind in Gefängnisbibliotheken verboten, weil sie geschärft, als Körperschutz verwendet oder zu einer Waffe verarbeitet werden können. Parfüm- und Duftproben in einigen Zeitschriften werden von männlichen und weiblichen Insassen sehr geschätzt und müssen entfernt werden, damit sie nicht als Zahlungsmittel für illegale Artikel verwendet werden. Diese „Geruchsgüter“ können als Währung für jede Art von nicht autorisierten Aktivitäten der Gefängnisinsassen verwendet werden und müssen daher entfernt werden.