Ein Kirchensekretär kümmert sich normalerweise um alle administrativen Angelegenheiten einer Kirche, von der Beantwortung von Telefonen über die Gestaltung von Bulletins, das Anfertigen von Kopien und die Verwaltung der Korrespondenz. Der Job ist jedoch oft viel mehr als nur Papierkram zu jonglieren und Telefone zu klingeln. Die meisten Sekretäre müssen auch als Gesicht für die gesamte Organisation fungieren. Grundkenntnisse über die Kirche, ihre Struktur und ihren Glauben sind oft unerlässlich, da der Sekretär möglicherweise dazu aufgefordert wird, breite Fragen von einem breiten Spektrum von Menschen zu beantworten.
Die Besonderheiten dessen, was ein Kirchensekretär tut, hängen notwendigerweise von den Besonderheiten der betreffenden Organisation ab. Meistens machen jedoch administrative Aufgaben den Großteil der Arbeit aus. Der Sekretär leitet normalerweise das Front Office der Kirche. Dies beinhaltet die Pflege des Hauptkalenders, die Planung von Terminen und das Wissen, wie alle Mitarbeiter erreicht werden. Er oder sie muss sich mit der Programmierung der Kirche gut auskennen und muss wissen, wie man spezifische Fragen der Öffentlichkeit stellt.
Bis zu einem gewissen Grad muss ein Kirchensekretär eine allgemeine kirchliche Ressource sein, sowohl für die Gemeindemitglieder als auch für die Außenwelt. Im Inneren ist er oder sie dafür verantwortlich, Kirchenmitglieder mit Pastoren zu verbinden, Anmeldungen für Kurse und Veranstaltungen zu verwalten und Ankündigungen zu veröffentlichen und zu verteilen. Dazu gehört häufig die Verwaltung von E-Mail-Datenbanken sowie gedruckten Flyern und Bulletins.
Sekretäre müssen auch die Kirche und ihre Programme nach außen vertreten. Neuankömmlinge mit Fragen zu Gottesdiensten oder Veranstaltungen erreichen in der Regel den Kirchensekretär als erste Anlaufstelle bei einem Anruf. Der Sekretär muss in der Lage sein, Fragen über die Kirche und ihre Politik höflich und ehrlich zu beantworten. Die Planung von Seelsorgerberatung, die Bereitstellung von Fakten zur Hochzeits- und Bestattungsplanung und die Beantwortung von Fragen zu den Grundüberzeugungen der Kirche gehören zum Aufgabenbereich des Kirchensekretärs.
In einigen Kirchen, insbesondere in sehr großen, kann einem einzelnen Pastor oder Priester ein Kirchensekretär zugewiesen werden. Diese Art von Kirchensekretär ist in vielerlei Hinsicht wie ein persönlicher Assistent. Er oder sie verwaltet den persönlichen Terminkalender des Pastors und nimmt und versendet Korrespondenz im Namen des Pastors. Der Sekretär wird mit anderen Mitgliedern des Kirchenpersonals interagieren und gelegentlich allgemeinere Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel bei der Erstellung wöchentlicher Newsletter, verbringt jedoch den Großteil des Tages im Dienst nur einer Person. Kirchen mit dieser Struktur beschäftigen in der Regel mehrere Sekretäre: oft einen für jedes Mitglied der höheren Führungsebene und einen oder mehrere, die an der Rezeption sitzen und allgemeinere Anfragen bearbeiten.
Alle Sekretärinnen müssen in der Regel zusammenarbeiten, um die Konsistenz zu wahren, sowohl bei der Kontaktaufnahme als auch bei der Aufgabenverwaltung. Dies gilt für große Kirchen mit mehreren Sekretären ebenso wie für kleine Kirchen mit verschiedenen Teilzeit-Verwaltungsassistenten, die zusammenarbeiten, um den Job zu erledigen. Das Kirchenbüro ist ein integraler Bestandteil der meisten Kirchenorganisationen, und die Hauptaufgabe der Sekretäre besteht darin, sicherzustellen, dass dieses Amt effizient, effektiv und hilfreich ist.