Ein leitender Einkaufsleiter überwacht den Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Er legt die Richtlinien und Verfahren fest, nach denen Mitarbeiter Waren und Dienstleistungen von autorisierten Anbietern kaufen können. Als Senior Manager ist er für den reibungslosen Ablauf der Beschaffung der betriebsnotwendigen Güter und Dienstleistungen des Unternehmens einschließlich der Prozessplanung, Ausschreibung, Vergabe und Bewertung verantwortlich.
Beschaffung ist die Formalisierung des Einkaufsprozesses einer Organisation. Anstatt den Mitarbeitern zu erlauben, nach eigenem Ermessen aus verschiedenen Quellen einzukaufen, erstellt das Unternehmen einen Pool autorisierter Verkäufer, bei denen die Mitarbeiter einkaufen können. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die besten Preise auszuhandeln, ein gleichbleibendes Qualitätsniveau zu erreichen und Interessenkonflikte zu vermeiden. Darüber hinaus rationalisiert die Beschaffung den Einkauf, da autorisierte Lieferanten in einer Firmendatenbank abgelegt und zentral verwaltet werden.
Die Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung des Unternehmens wird in der Regel von einem leitenden Einkaufsleiter geleitet, der einen Stab von Einkaufsagenten oder -managern beaufsichtigt. Dieser Senior Manager ist für die Festlegung der Einkaufsrichtlinien und -verfahren des Unternehmens verantwortlich, die normalerweise in einem Unternehmenshandbuch kodifiziert sind. Von ihm wird erwartet, dass er sich über Best Practices im Beschaffungsbereich auf dem Laufenden hält und diese Standards in das Einkaufssystem des Unternehmens einführt. Der leitende Einkaufsleiter kümmert sich auch oft um die Schulung der Mitarbeiter der Einkaufsabteilung und die Schulung des Stammpersonals im richtigen Einkaufsverfahren.
Funktionell sind der Senior Einkaufsleiter und seine Mitarbeiter dafür verantwortlich, Bezugsquellen entsprechend den Geschäftsanforderungen zu entwickeln. Er muss ein System einrichten, um den Einkaufsbedarf des Unternehmens kontinuierlich zu ermitteln und dann Lieferanten zu recherchieren, die diesen Bedarf decken können. Der Prozess der Identifizierung neuer Einkaufsquellen wird auch nach der Auswahl eines Lieferanten fortgesetzt. Es besteht auch die Möglichkeit, dass ein neuer Lieferant einen besseren Preis oder eine höherwertige Ware anbietet, sodass der leitende Einkaufsleiter mit den aktuellsten Optionen vertraut bleiben muss.
Darüber hinaus überwachen Senior Purchasing Manager den gesamten Beschaffungsworkflow. Dazu gehört die Einkaufsplanung, die Lieferanten die Details des Einkaufsbedarfs des Unternehmens für Angebots- und Auftragsvergaben zur Verfügung stellt. Der Senior Manager wird wahrscheinlich persönlich an den Verhandlungen beteiligt sein, um die Vertragsbedingungen zu festigen und sicherzustellen, dass das Unternehmen den bestmöglichen Preis erhält.
Im Backend sind die Einkaufsmanager auf Senior-Ebene nach der Auftragsvergabe in der Regel in die Bewertung der Lieferanten eingebunden. Der Senior Einkaufsleiter stellt sicher, dass zugelassene Lieferanten die im Vertrag festgelegten Kostenbestimmungen, Liefertermine und Qualitätsstandards einhalten. Er überwacht die Mitarbeiterzufriedenheit mit zugelassenen Anbietern und entwickelt ein Bewertungssystem, damit es einen quantitativen Mechanismus zur Bewertung der Leistung gibt, wenn der Vertrag eines Anbieters verlängert wird.