Personen, die als Gehaltsverwalter arbeiten, sind oft dafür verantwortlich, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie entsprechend bezahlt werden. Diese Fachleute können auch dafür verantwortlich sein, die von einer Organisation in Anspruch genommenen Dienste zu verfolgen, z. B. Materiallieferungen, und sicherzustellen, dass Anbieter und Lieferanten für ihre Dienste bezahlt werden. In einigen Fällen kann von einem Gehaltsverwalter erwartet werden, dass er als Buchhalter agiert. Er oder sie ist dafür verantwortlich, dass alle Arbeitnehmer gemäß den von Regierungsbehörden festgelegten Gesetzen und Vorschriften bezahlt werden. In diesen Szenarien kann ein Gehaltssachbearbeiter auch an Prüfungs- und Budgetierungsprozessen teilnehmen.
Die Qualifikationen, die Unternehmen von ihren Gehaltssachbearbeitern verlangen, variieren je nach den Aufgaben, für die sie verantwortlich sind. Beispielsweise benötigen Unternehmen, in denen ein Gehaltssachbearbeiter nur Daten zu den von Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden eingeben muss, möglicherweise nur einen Abschluss als Associate oder Erfahrung mit der Dateneingabe in einer Büroumgebung. In Organisationen, in denen von Gehaltsverwaltern erwartet wird, dass sie als Mitglieder von Buchhaltungs- oder Finanzplanungsabteilungen fungieren, müssen sie oft über eine formale akademische Ausbildung in Bereichen wie Finanzen oder Rechnungswesen verfügen. Diese höheren Gehaltssachbearbeiter können auch von langjähriger Erfahrung in der Buchhaltung oder Lohnbuchhaltung sowie von der Zertifizierung als Professional Accounting profitieren.
Ein Großteil der Arbeit eines Gehaltsadministrators besteht darin, Daten einzugeben und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie konsistent sind. Mit anderen Worten, Gehaltsverwalter können die tatsächlichen Kosten mit den prognostizierten Schätzungen messen und feststellen, wie und warum diese Werte abweichen können. Es ist auch üblich, dass ein Gehaltsverwalter Budgets und Schätzungen für Arbeit festlegt und sicherstellt, dass die Arbeitnehmer die richtige Stundenzahl einbringen.
Wenn ein Lohnverwalter für ein Taxi, eine Limousine oder einen anderen Transportdienst arbeitet, ist er oder sie dafür verantwortlich, Fahrerdaten zu sammeln und einzugeben. Diese Art von Profi könnte Messgeräte oder Software verwenden, um festzustellen, wie weit ein Fahrer gefahren ist und wie viele Passagiere er mitgenommen hat. Ein Administrator kann dann berechnen, wie viel eine Organisation den Fahrern für ihre Dienste schuldet.
Es ist üblich, dass ein Gehaltsverwalter als Unterhändler fungiert. Wenn diese Art von Fachleuten für die Bezahlung von Lieferanten und anderen Dienstleistern verantwortlich ist, kann er oder sie sicherstellen, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden und Kosten und Servicebedingungen für beide Parteien zufriedenstellend sind. Es ist auch normal, dass ein Gehaltssachbearbeiter in einer Gehaltsabrechnungsabteilung Mitarbeitern hilft, die glauben, unterbezahlt zu sein oder die Erlaubnis zu Überstunden haben möchten.