Ein Nachtprüfer ist ein Hotelangestellter, der nachts Buchhaltungs- und Verwaltungsaufgaben für ein Hotel ausführt. Je nach Größe des Hotels können diese Aufgaben vom einfachen Geschäftsabschluss und der Erstellung von Finanzberichten über die Bearbeitung der oben genannten Punkte bis hin zu Aufgaben im Zusammenhang mit Housekeeping, Sicherheit und Gästebetreuung reichen. Nachtprüfer erfüllen ihre Aufgaben im Allgemeinen mit relativ begrenztem Personal, da die Arbeitszeiten von spät in die Nacht bis zum frühen Morgen reichen.
Eine Hauptfunktion eines Nachtprüfers besteht darin, Buchhaltungsfunktionen auszuführen, um den Geschäftstag des Hotels abzuschließen. Dies beinhaltet viele Dinge, von denen einige den Ausgleich von Kreditkartenbelegen, die Eingabe von Informationen in Tabellenkalkulationen, die Ablage, die Überprüfung von Rechnungsinformationen und die Verwendung von Immobilienverwaltungssoftware zum Abschluss des Geschäftstages umfassen. Es ist sehr wichtig, dass ein Nachtauditor die Richtigkeit aller Informationen sicherstellt.
Verschiedene Hotels haben möglicherweise unterschiedliche Vorgehensweisen bei der Durchführung des Auditprozesses. Es gibt verschiedene Property-Management-Systeme, angefangen von älteren Modellen, die viel Benutzereingaben erfordern, bis hin zu schnellen neuen Modellen, die praktisch die gesamte Arbeit für den Prüfer übernehmen. Ein Nachtauditor wird einige Variationen dieser Software verwenden, um sein nächtliches Audit vorzubereiten.
Neben der Durchführung der notwendigen Buchhaltungsfunktionen kann ein Nachtprüfer auch für die Gästebetreuung zuständig sein. Dies kann das Einchecken bei verspäteter Ankunft, die Bereitstellung von Unterstützung bei der Zimmerausstattung oder die Bearbeitung von frühen Check-outs umfassen. Da das Hotel nachts auf ein Minimum an Personal sinkt, sind sie im Grunde das Gesicht des Hotels. Als Ergebnis sollte der Nachtprüfer einen optimalen Kundenservice bieten. Sie können auch hauswirtschaftliche Aufgaben übernehmen.
Ein weiterer Teil der Gästebetreuung, für den ein Nachtprüfer verantwortlich sein könnte, besteht darin, sicherzustellen, dass die Gebühren jedes Gastes korrekt sind. Es ist wichtig, dass alle Gebühren im System des Hotels für die eigene Datenverarbeitung korrekt sind, aber es ist auch wichtig, dass alle Gäste die korrekten Rechnungen erhalten und ordnungsgemäß verrechnet werden. In größeren Hotels kann dies nicht nur die Zimmergebühren der Gäste, sondern auch deren Gebühren im Hotelrestaurant oder Souvenirladen und andere Gebühren betreffen.
Ein Nacht-Auditor hat im Allgemeinen eine nächtliche Reihe von Verantwortlichkeiten, aber es gibt Zeiten, in denen schnelles Denken ins Spiel kommt. Manchmal ist der Auditor mit einem Notfall oder einer Kundenbeschwerde konfrontiert. Das richtige Protokoll zu kennen und die Fähigkeit zu haben, auf den Beinen zu denken, wird einem Nacht-Auditor in diesen Situationen sehr helfen.