Ein Registrar ist jemand, der eine Datenbank mit offiziellen Aufzeichnungen führt. Viele Leute denken an diesen Beruf in Bezug auf Bildung, da alle Universitäten und andere akademische Einrichtungen auf Registrare angewiesen sind, um genaue und detaillierte Aufzeichnungen zu führen. Registrare können jedoch auch in anderen Branchen tätig sein. Im Finanzbereich führen Registrare beispielsweise Aufzeichnungen über die Inhaber von Aktien und Anleihen, und Registrare kümmern sich auch um die Registrierung und Datenbanken von Domain-Namen.
Wenn Sie Registrar werden möchten, sollten Sie neben der Fähigkeit, Eingaben aus mehreren Quellen gleichzeitig verarbeiten zu können, über ein ausgezeichnetes Gedächtnis verfügen. Registrare bearbeiten täglich Anfragen, Informationsanfragen und die Verarbeitung neuer Informationen, manchmal auf einmal. Sie müssen auch unter Druck gut arbeiten können; in Zeiten hoher Nachfrage kann ein Registrar Hunderte von komplexen Registrierungen gleichzeitig bearbeiten, die alle schnell verarbeitet werden müssen, ohne dabei die Fehler zu verlieren. Wenn ein Registrar seinen Pflichten nicht nachkommt, kann dies schwerwiegende Folgen haben.
Normalerweise trägt ein Registrar alle neuen Einträge in eine Datenbank ein, beispielsweise neue Studenten an einer Hochschule. Diese Einträge müssen möglicherweise auch regelmäßig aktualisiert werden, um Informationen wie den akademischen Status und die ausstehenden Schulden widerzuspiegeln. Im Finanzbereich kann von einem Registrar auch erwartet werden, dass er Listen abgleicht, um beispielsweise nachzuweisen, dass alle Aktien eines Unternehmens bilanziert werden und keine Fälle von Doppelregistrierungen vorliegen. Andere Personen können um Zugang zu diesen Aufzeichnungen bitten; Studierende können beispielsweise Transcripts von einem Registrar anfordern.
Im akademischen Bereich kann das Studiensekretariat mit Zulassungen gebündelt werden. Dies ist bei kleineren Hochschulen und Fachschulen üblich, in denen beide Aufgaben von einer einzigen Stelle erledigt werden können. Das Zusammenhalten der Büros reduziert auch die Redundanz von Aufzeichnungen und stellt sicher, dass die Informationen gestrafft und korrekt sind. Das Sekretariat kann auch Dinge wie Studienaufenthalte und routinemäßige Schüleranfragen zu Schulpolitik und akademischem Status bearbeiten.
Viele Registrare arbeiten mit computergestützten Aufzeichnungen, die ihnen umfassenden Zugriff auf eine große, durchsuchbare Datenbank ermöglichen. Ein Registrar kann auch Papieraufzeichnungen handhaben, wie z. B. physische Kopien von unterzeichneten Rechtsdokumenten. Diese Datenbanken müssen aus rechtlichen Gründen in einwandfreiem Zustand gehalten werden, und in einigen Fällen kann von einem Registrar erwartet werden, dass er sich der Aufsicht unterwirft, um sicherzustellen, dass diese Aufzeichnungen in ordnungsgemäßem Zustand sind.