Ein registrierter Vertreter ist eine bestimmte Person, die zum Senden und Empfangen einer Vielzahl von Rechtsdokumenten für eine Geschäftseinheit ernannt wird. Die Geschäftsgesetze variieren leicht von Ort zu Ort, aber die allgemeine Funktion des registrierten Vertreters ist an den meisten Orten ziemlich typisch, einschließlich Gerichtsbarkeiten in den Vereinigten Staaten, Kanada, Großbritannien und Australien. Wenn ein Unternehmen Partei eines Rechtsstreits ist, werden Prozess-, Ladungs-, Beschwerde-, Antwort- und andere rechtliche Unterlagen in der Regel an den registrierten Vertreter gesendet, der dann dafür verantwortlich ist, die entsprechenden Geschäftsinhaber über die Dokumente zu informieren. In anderen Fällen ist sie für einen Teil der jährlichen Wartung des Geschäfts verantwortlich. Sie kann beispielsweise dafür verantwortlich sein, Geschäftspartner daran zu erinnern, Jahresberichte, Steuern oder andere jährliche Dokumente bei den zuständigen staatlichen oder bundesstaatlichen Behörden einzureichen.
Abhängig von der Größe des Unternehmens können verschiedene Personen akzeptable Kandidaten für eine Position als registrierter Agent sein. Wenn das Unternehmen nur im Besitz einer Person ist und von dieser betrieben wird, kann diese Person als eingetragener Vertreter fungieren. Wenn das Unternehmen klein ist und sich im Besitz einiger weniger Personen befindet, kann auch einer dieser Eigentümer oder einer der Aktionäre, Mitarbeiter, Partner oder Mitglieder als Vertreter tätig werden. Einige Geschäftseinheiten sind viel größer. In diesen Fällen kann ein externer Dritter, in der Regel in einer Anwaltskanzlei oder einem Dienstleistungsunternehmen, die beste Wahl für die Position des Agenten sein – obwohl ein interner Mitarbeiter des Unternehmens eingesetzt werden kann.
Die Ernennung eines Dritten als Vertreter hat mehrere Vorteile. Der Name und die Adresse des registrierten Vertreters sind beispielsweise in allen Rechtsdokumenten öffentlich aufgeführt, einschließlich der Dokumente zur Gründung der Geschäftseinheit. Durch die Beauftragung eines Dritten gibt es den Geschäftsinhabern eine Art öffentliche Anonymität und hält den Klatsch am Arbeitsplatz auf ein Minimum. Mitarbeiter können sich beispielsweise fragen, warum eine gerichtliche Vorladung an einen Geschäftsinhaber gesendet wird, während dieselben Mitarbeiter von einem Gerichtsverfahren nichts wissen, wenn die Vorladung an eine externe Adresse gesendet wird. Darüber hinaus verfügen die meisten Drittvertreter über detaillierte Archivierungssysteme, die Unternehmen über die Einreichungsfristen auf dem Laufenden halten und so das Anfallen von Mahngebühren verhindern.
Wenn ein registrierter Agent seine beruflichen Pflichten nicht erfüllt, kann dies für das Unternehmen unglücklich sein. Wenn beispielsweise eine Klage gegen das Unternehmen eingereicht wird und der Eigentümer nicht rechtzeitig über die Klage informiert wird, kann der Kläger den Fall standardmäßig gewinnen. Darüber hinaus haben viele Gerichtsbarkeiten Strafen für Unternehmen, die keinen Agenten haben. In einigen Fällen kann die Unterlassung eines Agenten dazu führen, dass der Rechtsstatus des Unternehmens widerrufen oder hohe Gebühren erhoben werden können.