Ein Sachbearbeiter ist für die allgemeine Bürounterstützung für eine Gruppe von Personen zuständig. Diese Art von Assistent kann in einer Vielzahl von Bereichen arbeiten, einschließlich Anwaltskanzleien, Schulen und vielen Unternehmen. Die genauen Aufgaben, für die die Büroassistentin zuständig ist, variieren je nach Unternehmen, aber es ist üblich, dass eine Assistentin Telefone beantwortet, Ablagen durchführt und Besprechungen plant. Es können auch verschiedene Arten von Computeraufgaben enthalten sein, und die Verwendung einfacher Büromaschinen ist üblich. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Erwartungen an Personen in dieser Position, daher ist es eine gute Idee, die Stellenbeschreibung gründlich zu lesen, um festzustellen, was eine bestimmte kaufmännische Position mit sich bringt.
Die Arbeit mit Telefonen ist oft ein großer Teil der Arbeit einer Büroassistentin. In einigen Unternehmen kann ein Büroassistent auch für die Beantwortung von E-Mails und Nachrichten in sozialen Netzwerken verantwortlich sein. Assistenten kommunizieren mit diesen Methoden häufig mit Kunden und Geschäftsbeziehungen, um wesentliche Funktionen für das Unternehmen zu erfüllen.
Der Umgang mit Bürogeräten ist ein weiterer großer Teil der Arbeit einer Büroassistentin. Scanner, Kopierer und Faxgeräte werden häufig verwendet, um eine Vielzahl von Funktionen auszuführen. Computer werden natürlich häufig für die virtuelle Ablage, das Verfassen von Nachrichten und viele andere Aufgaben verwendet. Die Dateneingabe auf Computern wird im Allgemeinen Büroassistenten zugewiesen, ebenso wie die Pflege von computergestützten Terminbüchern und anderen organisatorischen Materialien. Manchmal wird auch die Verwaltung kleiner Geldbeträge und die Erstellung kleiner Budgets an Assistenten übertragen.
Die Terminvergabe ist oft eine Aufgabe der Büroassistenten. Ein Assistent kann für die Planung von Besprechungen verantwortlich sein, dafür sorgen, dass sich Termine nicht überschneiden und potenzielle Kunden an einen geeigneten Mitarbeiter des Büros weiterleiten. Oft wird auch ein Assistent benötigt, um Post und andere Kommunikationsmaterialien zu organisieren. Abhängig von der Art der Arbeit, die das Büro verrichtet, kann es erforderlich sein, dass ein Sachbearbeiter Pakete und wichtige Materialien unterschreibt und diese Materialien an den entsprechenden Bestimmungsort leitet.
Die Hauptaufgabe eines Assistenten besteht darin, anderen Arbeitnehmern zu helfen, und daher können die genauen Aufgaben, die ein Assistent erfüllen muss, je nach Amt variieren. In einer Bibliothek kann beispielsweise ein Assistent gebeten werden, Barcodes auf Bücher anzubringen, während in einer Schule ein Assistent gebeten werden könnte, bei der Verteilung von Schließfachkombinationen zu helfen. In diesem Beruf ist Flexibilität äußerst nützlich, insbesondere wenn jemand vorübergehend für das Büro arbeitet. Was eine Büroassistentin in erster Linie tut, ist, das Büro zu einem einfacheren Arbeitsplatz zu machen, und die Assistentin tut dies, indem sie das tut, was ihr oder ihr gesagt wird.