Ein Spezialist für Debitorenbuchhaltung stellt Rechnungen aus, führt Buchhaltungsberichte und überwacht andere Aspekte des Inkassos und deren Aktualität. Arbeitgeber können von Bewerbern für offene Stellen erwarten, dass sie einen Abschluss in Rechnungswesen sowie eine Lizenz zur Ausübung einer bestimmten Region haben. Erfahrung in der Debitorenbuchhaltung ist ebenso wertvoll wie branchenspezifisches Wissen; jemand, der beispielsweise für einen Verlag arbeitet, sollte mit den Konventionen der Verlagsbranche vertraut sein.
Die Besonderheiten der Stelle können vom Arbeitgeber abhängen. Ein Spezialist für Debitorenbuchhaltung kann mit der Verkaufsabteilung zusammenarbeiten, um Bestellungen zu bearbeiten, zu versenden und Rechnungen an Kunden zu senden. Wenn Zahlungen eingehen, verarbeitet der Spezialist diese und aktualisiert die Kontoinformationen, um anzuzeigen, dass der Kunde mit Zahlungen auf dem Laufenden und in gutem Zustand ist. Im Falle einer überfälligen Rechnung kann der Debitorenspezialist den Kunden zum Inkasso kontaktieren und die Zahlung auf Inkasso verweisen, wenn das Problem nicht gelöst werden kann.
Abrechnungen gehören ebenfalls zum Job. Dazu gehört die Erstellung täglicher Berichte über den Geldeinzug und die Anzahl der ausstehenden Rechnungen sowie vierteljährliche und jährliche Offenlegungen. Prognosen können ebenfalls eine Aufgabe sein, um sicherzustellen, dass das Unternehmen rechtzeitig über die erwarteten Einnahmen der Debitorenbuchhaltung informiert wird. Die Koordination mit Buchhaltern in anderen Abteilungen kann einem Buchhaltungsspezialisten helfen, dem Unternehmen die Informationen zu liefern, die es für ein solides Geschäft benötigt Entscheidungen.
Auch die sichere Buchführung gehört zu den Aufgaben eines Debitorenspezialisten. Sensible Informationen wie Kreditkartennummern und spezifische Kontaktdaten von Anbietern müssen an einem geeigneten Ort gespeichert werden, wobei der Zugriff auf diejenigen beschränkt ist, die sie tatsächlich benötigen. Der Buchhaltungsspezialist kann Schutzmaßnahmen innerhalb der Buchhaltungssoftware wie Passwörter verwenden, um den Zugriff einzuschränken. Darüber hinaus können verschlossene Aktenschränke, Aktenvernichter und andere physische Maßnahmen verwendet werden, um das Auslaufen vertraulicher oder sensibler Daten zu verhindern.
In einem größeren Unternehmen kann ein Spezialist für Debitorenbuchhaltung andere Mitarbeiter beaufsichtigen. Dazu können Sachbearbeiter und Buchhalter gehören, die mit einzelnen Projekten wie der Aktualisierung von Datensätzen und der Bearbeitung bestimmter Arten von Konten beauftragt sind. Mentoring und angemessene Schulungen müssen bereitgestellt werden, um diese Mitarbeiter mit den Unternehmensrichtlinien und -verfahren vertraut zu machen. Die Fachkraft kann im Rahmen der regelmäßigen Stellenbewertungen auch Leistungsberichte für Vorgesetzte erstellen. Darüber hinaus kann ein leitender Buchhalter den Spezialisten beaufsichtigen und erwartet, dass regelmäßige Berichte und Besprechungen über den Status der Abteilung und alle laufenden Probleme, die angegangen werden müssen, informieren.