Ein Sachbearbeiter für öffentliche Aufzeichnungen führt die Akten und Aufzeichnungen von Regierungen oder öffentlichen Stellen. Sie kann für Dokumente für eine kleine lokale Gemeinschaft oder für eine größere Region oder Umgebung zuständig sein. In einigen Positionen kann der Sachbearbeiter auch für die Erfassung neuer Informationen verantwortlich sein, die in die Datenbank des Büros aufgenommen werden.
Die Verantwortlichkeiten dieser Stelle variieren je nach geografischem Standort des öffentlichen Registers. Öffentliche Aufzeichnungen werden in jedem Land und jeder Gerichtsbarkeit unterschiedlich definiert und organisiert. Einige öffentliche Organisationen erfassen und archivieren nur personenbezogene Daten wie Geburts- und Sterbeurkunden, Heirats- und Lebenspartnerschaftslizenzen sowie Scheidungsurteile. Andere konzentrieren sich auf die Sammlung von Informationen über den Verkauf oder die Übertragung von Grundstücken und Immobilien, die Zoneneinteilung, die öffentliche Landnutzung und die allgemeine Demografie. In einigen Fällen kann eine Behörde alle öffentlichen Aufzeichnungen verwalten.
Viele Jahre lang war ein öffentlicher Aktenbeamter im Allgemeinen erforderlich, um Papierakten aller Aufzeichnungen und Dokumente zu sammeln und zu führen. In den 1980er Jahren wurden viele Aufzeichnungen auf Mikrofiche übertragen, um die Speicherung und den Zugriff zu erleichtern. Ungefähr ein Jahrzehnt später ersetzte die Computerfestplattenspeicherung Mikrofiche als bevorzugtes System zur Speicherung und Sicherung öffentlicher Aufzeichnungen. Basierend auf diesen Fortschritten entwickelte sich der Beruf eines öffentlichen Registerführers. Von ihr wird heute allgemein erwartet, dass sie über Computerkenntnisse verfügt, um Informationen aufzuzeichnen, abzurufen und zu verbreiten. In einigen Fällen werden Dateien auf Mikrofiche und Papier noch in eine Computerdatenbank übertragen. Dies gehört normalerweise auch zu ihrem Job.
Da viele öffentliche Aufzeichnungen online verfügbar sind, ist häufig ein Angestellter für öffentliche Aufzeichnungen erforderlich, um den Benutzern beim Zugriff darauf zu helfen. Dies erfordert oft, dass sie Telefon- oder E-Mail-Support leistet. In einigen Fällen wird von ihr erwartet, dass sie für Kopien von Dokumenten, die online oder per Post angefordert werden, Gebühren einzieht.
Obwohl der Begriff öffentliche Aufzeichnungen impliziert, dass die darin enthaltenen Informationen der breiten Öffentlichkeit leicht zugänglich sind, ist dies im Allgemeinen nicht der Fall. Die Regeln dafür, welche Aufzeichnungen der Öffentlichkeit zugänglich sind, variieren je nach Region. Von einem Sachbearbeiter für öffentliche Aufzeichnungen wird in der Regel erwartet, dass er weiß, welche Aufzeichnungen zur öffentlichen Prüfung verfügbar sind und welche nur von Personen mit Vorladungen oder Urteilen, die ihre Freigabe gestatten, eingesehen werden können.
Eine Stelle als Sachbearbeiter/in im öffentlichen Dienst erfordert in der Regel ein Abitur oder einen gleichwertigen Abschluss. Kenntnisse oder Erfahrungen in der Computertechnik werden häufig bevorzugt. Im Allgemeinen werden gute Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit sowie ein solider Hintergrund in der Akten- und Aktenpflege vorausgesetzt. Berufserfahrung in der Kundenbetreuung oder in der administrativen Unterstützung wird von einigen Arbeitgebern vorausgesetzt.