Die Aufgaben eines Stadtschreibers können variieren, je nachdem, wo er das Amt ausübt. Stadtschreiber gehören zu den leitenden Angestellten einer Stadt und haben in der Regel Aufgaben wie die Führung von Personenstandsakten, die Verwaltung von Wahlen und die Herausgabe öffentlicher Bekanntmachungen. Einige sind gewählte Beamte, während andere von Stadtbeamten in diese Position berufen werden. Die Einwohner der Stadt können sich an den Stadtschreiber wenden, um Hilfe bei einer Vielzahl von Aktivitäten zu erhalten, von der Suche nach Geburtsurkunden bis hin zur Beschaffung von Lizenzen für Paraden.
In vielen Städten führt der Stadtschreiber Aufzeichnungen über Geburten, Sterbefälle und Eheschließungen. Diese Veranstaltungen werden beim Sekretariat registriert, und er stellt auf Anfrage Kopien zur Verfügung. Der Sachbearbeiter stellt auch Heiratslizenzen aus und kann Lizenzen für andere Aktivitäten verwalten, einschließlich Hundelizenzen, Jagdlizenzen usw. Im Rahmen der Arbeit muss der Sachbearbeiter die vorgelegten Dokumente zur Identitätsprüfung überprüfen und dem Bewohner einige Fragen stellen, um sicherzustellen, dass die Lizenz ordnungsgemäß ausgestellt wird. Bei Fragen zu einer Lizenz liegt dem Sachbearbeiter eine Kopie vor.
Stadtschreiber können auch Wahlen leiten. Bei Landtagswahlen erhält der Stadtschreiber Wahlunterlagen von einem zentralen Wahlamt. Bei Wahlen innerhalb der Stadt muss der Stadtschreiber Stimmzettel, Informationsbroschüren und andere Materialien vorbereiten. Die Angestellten warten auch die Wahlausrüstung, richten Wahllokale ein und rekrutieren Wahlhelfer, um bei der Wahl zu helfen. Sie müssen alle Satzungen für Wahlen einhalten, einschließlich derer, die sich auf Sonderwahlen beziehen, die in Notfällen einberufen werden.
Öffentliche Bekanntmachungen, die von einem Stadtschreiber ausgestellt werden, können Erklärungen enthalten, in denen die Öffentlichkeit aufgefordert wird, Anträge und öffentliche Versammlungen zu genehmigen. Die Arbeit umfasst in der Regel auch das Führen von Aufzeichnungen über die Sitzungen des Stadtrates und verschiedener Ausschüsse, insbesondere die Aufzeichnungen der in diesen Sitzungen getroffenen Abstimmungen. Der Stadtschreiber kann öffentliche Erklärungen über das Abstimmungsergebnis in Sitzungen veröffentlichen, um die Anwohner darauf aufmerksam zu machen.
Die meisten Stadtschreiber haben regelmäßige Bürozeiten und können von kleineren Sachbearbeitern unterstützt werden, wenn sie Aufzeichnungen für eine große Stadt verwalten. Im Falle der Notwendigkeit, an einer Sitzung außerhalb der Bürozeiten teilzunehmen, kann die Sachbearbeiterin Überstunden erhalten, es sei denn, sie hat ein Gehalt. Stadtbeschäftigte erhalten in der Regel Leistungen wie Altersvorsorge und Gesundheitsfürsorge. Die Löhne variieren, sind aber im Allgemeinen mit der Region wettbewerbsfähig, um einen Anreiz zu bieten, in der Stadt zu bleiben. Die erforderlichen Qualifikationen für diese Position können je nach den von der Stadt festgelegten Standards ein Studium oder eine Verwaltungserfahrung umfassen.