Ein Stadtverwalter ist eine Person, die im Allgemeinen im Auftrag eines Rates oder Bürgermeisters für die Aufsicht über alle städtischen Abteilungen verantwortlich ist. Der Administrator ist in der Regel eine Vollzeitstelle, auch wenn der Bürgermeister und der Rat als Teilzeitstellen gelten. Die Stadtverwaltung fungiert auch als Bindeglied zwischen den Abteilungsleitern und dem Rat und ist somit eine direkte Verbindung und Fürsprecherin für beide Gruppen. Der Stadtverwalter kann in einigen Städten auch direkt für die Finanzabteilung verantwortlich sein.
Eine der Hauptaufgaben des Stadtverwalters, auch Stadtmanager genannt, besteht darin, sicherzustellen, dass alle anderen städtischen Abteilungen wie erwartet funktionieren. Der Administrator hilft verschiedenen Abteilungsleitern, das Budget einzuhalten, hilft ihnen bei der Festlegung von Zielen und stellt sicher, dass alle Abteilungen als zusammenhängende Einheit für die Bürger oder Einwohner der Stadt arbeiten. Der Verwalter hält oft wöchentliche Treffen mit den an der Stadtverwaltung beteiligten Abteilungen ab.
In vielen Fällen können sich diejenigen, die Bedenken oder Einwände gegen den Umgang der Stadt mit einem Problem haben, an die Stadtverwaltung wenden. Je nach Hierarchie in der Stadtverwaltung kann es einige Schritte geben, bis es den Hauptverwalter erreicht. Einige Städte können beispielsweise stellvertretende Stadtverwalter haben. Ob es einen Verwaltungsassistenten gibt, hängt in der Regel von der Größe der Stadt und der Schwierigkeit einer Person ab, alle Bereiche des Jobs zu bewältigen.
Neben den wöchentlichen Treffen mit den Abteilungsleitern und der Anziehungskraft für die Öffentlichkeit übernimmt die Stadtverwaltung in der Regel auch eine proaktive Rolle bei der Entwicklung eines Gesamtbudgets. Der Stadtverwalter arbeitet oft sehr eng mit dem Finanzdirektor zusammen, um die Zahlen zu überprüfen, die Einnahmen zu projizieren und festzulegen, was die Stadt als Haushalt für das nächste Haushaltsjahr leisten kann. Das letzte Wort hat natürlich der Rat, aber der Stadtverwalter und der Finanzdirektor können diese Entscheidungen maßgeblich beeinflussen.
Einige Städte erwarten von ihren Stadtverwaltern, dass sie ein hochkarätiges Mitglied der Gemeinde werden, das weithin sichtbar ist. Andere Städte ziehen es vor, dass jemand wie der Bürgermeister oder möglicherweise sogar die einzelnen Ratsmitglieder selbst diese Rolle übernehmen. Wenn die Stadt erwartet, dass der Manager ein hohes öffentliches Profil behält, wird dies wahrscheinlich die Zusammenarbeit mit den Medien sowie die Mitgliedschaft in verschiedenen sozialen Organisationen und Clubs in der Gemeinde beinhalten.
Zusätzlich zu diesen Verantwortlichkeiten kann der oberste Verwaltungsbeamte einer Stadt auch eine Schlüsselrolle in Fragen der Mitarbeiterdisziplin spielen. Wenn ein Mitarbeiter gegen eine Disziplinarmaßnahme eines direkten Vorgesetzten oder Abteilungsleiters Berufung einlegt, wird das Problem wahrscheinlich vom Administrator überprüft, der als Vermittler zwischen den beiden Parteien fungieren kann. Auch wenn dies nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, ist dies eine weitere Verantwortung, mit der sich viele Administratoren von Zeit zu Zeit auseinandersetzen müssen.