Ein Titelassistent unterstützt Titelgesellschaften bei Immobilienverkäufen administrativ. Die Position ist weitgehend kaufmännisch, erfordert jedoch spezifische Kenntnisse in Treuhandverfahren, Titelrecherchen, Steuerbelastungen und Immobilienschließungen. Ein Assistent in diesem Bereich arbeitet eng mit einem lizenzierten Fachmann zusammen und wird gebeten, mit den Käufern, Verkäufern und dem Kreditgeber zu interagieren, um die Unterlagen für den Abschluss des Verkaufs vorzubereiten.
Der Prozess der Versicherung des Eigentums an zum Verkauf stehenden Wohneigentum ist die Arbeit einer Eigentumsversicherungsgesellschaft. Dieses Unternehmen recherchiert den Eigentumsstatus der Immobilie, um sicherzustellen, dass es eine überprüfbare Eigentumskette gibt, die bei der Person endet, die die Immobilie verkauft. Eine Titelgesellschaft durchsucht eine Vielzahl von Orten, um Eigentumsprobleme aufzudecken, einschließlich der Titelakten, die bei einem Urkundenregister hinterlegt sind, und der lokalen und nationalen Steuerbescheide. Wenn das Unternehmen nachweisen kann, dass keine Ansprüche gegen das Eigentum bestehen, die sich auf die Eigentumsrechte des Käufers auswirken, stellt es eine Titelversicherung aus, die seine Recherchen bescheinigt.
Titelgesellschaften sind unabhängige Einheiten, die mit allen Parteien eines Immobilienverkaufs zusammenarbeiten. Bei vielen Transaktionen, die eine Hypothek von einem Finanzinstitut beinhalten, wird der Kreditgeber das Darlehen nicht vergeben, es sei denn, eine Eigentumsgesellschaft versichert den Eigentumstitel. Dies ist oft eine Voraussetzung für den Abschluss der Transaktion und kann einen großen Teil des Treuhandprozesses ausmachen. Die Mitarbeiter der Titelgesellschaft sind für die Zusammenarbeit mit Käufern, Verkäufern und Kreditgebern verantwortlich und müssen ihre Arbeit rechtzeitig abschließen, damit der Abschluss gemäß dem im Kaufvertrag festgelegten Zeitplan erfolgen kann.
Lizenzierte Titelversicherer stellen einen Titelassistenten ein, der viele der administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Ausstellung einer Titelversicherungspolice übernimmt. Der Titelassistent ist in der Regel für die mit jedem Kunden verbundenen Büroaufgaben verantwortlich, wie z. B. die Pflege der Akte, das Versenden von Korrespondenz und das Einrichten von Besprechungen. Als Assistent können die zugewiesenen Aufgaben alles sein, was die leitenden Mitarbeiter für erforderlich halten.
Zusätzlich zu den Bürotätigkeiten wird oft ein Titelassistent benötigt, um Arbeiten auszuführen, die spezielle Kenntnisse des Rechtsschutzversicherungsprozesses erfordern. Dies kann auch die Recherche von Unterlagen bei der Urkundsbehörde oder beim Finanzamt umfassen. Es kann auch die Erstellung spezieller Unterlagen zur Freigabe von Ansprüchen umfassen, wie z. B. Abtretungen und Freigaben. Um im Job richtig zu funktionieren, muss ein Titelassistent auch mit den Arten von Instrumenten vertraut sein, die Teil eines Immobilienverkaufs sind, einschließlich Urkunden, Vermessungskarten und Übertragungsdokumenten.