Ein administrativer Vorgesetzter ist dafür verantwortlich, Mitarbeiter zu führen, die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen, Probleme zu lösen und die Kommunikation zwischen leitenden Managern und Verwaltungsmitarbeitern zu erleichtern. Diese Position findet man in großen Organisationen, in der Regel in der Abteilung für Verwaltungsdienste. In einem kleineren Unternehmen werden die Aufgaben, die normalerweise in dieser Rolle ausgeführt werden, vom Geschäftsleiter erledigt.
Die Hauptverantwortung einer Person in dieser Position bezieht sich auf die Führung anderer Mitarbeiter in Verwaltungsdiensten. Die Verantwortlichkeiten im Bereich der Personalbeziehungen können die Einstellung, Einstellung, Disziplinierung, Leistungsbewertung und Kündigung umfassen. All diese Aufgaben werden in der Regel mit Unterstützung und Beratung der Personalabteilung erledigt, sie liegt jedoch in der Verantwortung des administrativen Vorgesetzten.
Der administrative Vorgesetzte muss sicherstellen, dass alle Geschäftsabläufe, die zur Erfüllung operativer Verantwortlichkeiten verwendet werden, von seinen direkt unterstellten Mitarbeitern befolgt werden. In einigen Fällen ist er an der Erstellung und Pflege eines Betriebshandbuchs oder anderer Anleitungen beteiligt. Stichprobenkontrollen und stichprobenartige Nachuntersuchungen sind großartige Möglichkeiten, um zu bestätigen, dass alle Verfahren befolgt werden.
Von einem Vorgesetzten wird erwartet, dass er Probleme zwischen Mitarbeitern sowie Beschwerden von Kunden löst. Dieser Prozess umfasst das Sammeln von Informationen von allen beteiligten Parteien, die Überprüfung der Beweise und das Treffen einer Entscheidung, die das Problem löst. Die Vertrautheit mit den Unternehmensrichtlinien und ein solides Verständnis der Bedürfnisse des Kunden sind von zentraler Bedeutung, um diesen Aspekt der Arbeit gut zu erledigen.
In den meisten Organisationen trifft sich der Verwaltungsleiter regelmäßig mit dem Betriebs- oder Verwaltungsleiter. Während dieser Sitzungen informiert der Manager den Vorgesetzten über die strategische Ausrichtung des Unternehmens, die auf den höheren Ebenen identifizierten Themen und alle anderen Anliegen. Der Vorgesetzte wiederum informiert den Manager über Probleme oder Herausforderungen auf der unteren Ebene und gibt Input zu möglichen Lösungen. Jemand in der Verwaltungsaufsicht gibt seinem Team relevante Informationen weiter und bewahrt die Vertraulichkeit über mögliche Entscheidungen oder Richtungsänderungen. Kommunikationsfähigkeit und Diskretion sind für jeden in dieser Position unabdingbar.
Um sich für eine Stelle als Verwaltungsbetreuer zu qualifizieren, ist in der Regel eine postsekundäre Ausbildung in Betriebswirtschaftslehre erforderlich. Diese Ausbildung kann an fast jedem Community oder Career College abgeschlossen werden, da das Programm weit verbreitet ist. Einige Kandidaten haben einen Hochschulabschluss. Dieses Bildungsniveau ist nicht erforderlich, kann jedoch hilfreich sein, wenn Sie eine Position im oberen Management übernehmen möchten.