Die Aufgaben einer Junior-Sekretärin können je nach Unternehmen, für das sie tätig ist, sowie der Anzahl der anderen Mitarbeiter variieren. Dies ist ein Einstiegsjob als Verwaltungsassistentin, jedoch können viele Menschen mit sehr wenig Erfahrung oder Ausbildung in diese Position einsteigen, was ein großer Vorteil ist. In den meisten Fällen berichtet eine Junior-Sekretärin einer Sekretärin in einer leitenden Position und erhält zahlreiche Aufgaben rund um das Büro. Dies kann das Beantworten von Telefonen, das Begrüßen von Kunden beim Eintreten und das Organisieren von Dateien beinhalten. Einige Junior-Sekretärinnen sind auch für die Reinigung des Büros und die Sauberkeit der Toiletten verantwortlich.
Typischerweise dreht sich die tägliche Verantwortung einer Junior-Sekretärin darum, sicherzustellen, dass das Büro effizient und erfolgreich funktioniert. Das Beantworten von Telefonen und das Weiterleiten von Anrufern an die richtige Person ist oft ein großer Teil des Tages. Eine Junior-Sekretärin kann auch dafür verantwortlich sein, auf E-Mails zu antworten sowie täglich physische Post zu empfangen und zu sortieren, um sie an den richtigen Ort zu senden. Der Einsatz von Büromaschinen zum Anfertigen von Kopien, Verteilen von Memos oder Verfassen von Briefen ist ein weiterer wichtiger Teil der Arbeit. Daher sollte eine Person in dieser Position über ausgezeichnete Kommunikations- und Schreibfähigkeiten sowie ein Verständnis für Bürotechnologie verfügen.
Auch die Begrüßung von Laufkundschaft oder die Unterstützung bei der Beantwortung von Fragen oder beim Ausfüllen von Papierkram könnte zum Aufgabenbereich einer Junior-Sekretärin gehören. Es ist wichtig, sympathisch zu sein und immer professionell auszusehen und sich zu verhalten. In einigen Büros ist die Sekretärin möglicherweise die erste Person, die die Leute sehen, wenn sie durch die Tür gehen, daher ist dies besonders wichtig. Infolgedessen kann die Juniorsekretärin auch für die Pflege des Erscheinungsbildes des Büros verantwortlich sein; Papierkram ablegen, die Dinge ordentlich und ordentlich halten und die Bereiche sauber halten.
Einige Sekretärinnen sind möglicherweise auch für die Wartung von Büromaterial verantwortlich. Eine Junior-Sekretärin kann beispielsweise aufgefordert werden, eine Bestandsaufnahme vorzunehmen und bei Bedarf zusätzliche Vorräte zu bestellen. Sekretärinnen, die ihre grundlegenden Aufgaben erfolgreich erfüllen, können zusätzliche Verantwortlichkeiten erhalten, wie beispielsweise die Planung und Planung von Besprechungen oder das Führen von Besprechungsprotokollen und Erstellen von Berichten. Im Allgemeinen können Junior-Sekretärinnen befördert werden, da sie Berufserfahrung und zusätzliche Office-Kenntnisse sammeln, was dies zu einem lohnenden Karriereweg für viele Menschen macht, die sich für diese Art von Arbeit interessieren.