Eine Rezeptionistin begrüßt Besucher, wenn sie in einem Unternehmen ankommen, und ist häufig die erste Stimme, die die Leute hören, wenn sie das Unternehmen anrufen. Er oder sie erledigt in der Regel auch eine Reihe von administrativen Aufgaben, darunter das Verteilen von Post und die Ablage. Je nach Arbeitsplatz kann sich eine Person in dieser Position auf Dinge wie Abrechnung, Reservierungen oder Hilfe bei der Sicherheit spezialisieren. Er oder sie kann überall arbeiten, wo es einen einladenden Bereich gibt, von einer Produktionsstätte bis zu einem Hotel.
Pflichten
Die Hauptaufgabe einer Rezeptionistin besteht darin, den Menschen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, Fragen zu beantworten und sie zu anderen Teilen des Gebäudes zu leiten. Darüber hinaus erledigen die meisten Büroarbeiten. Sie erledigen den Schriftverkehr, vereinbaren Termine, versenden und leiten E-Mails weiter, erstellen Berichte und sorgen für einen reibungslosen Bürobetrieb. Die Vorbereitung von Briefen und Paketen für den Versand ist ebenso eine regelmäßige Aufgabe wie der Aufbau guter Beziehungen zu Versand- und Kurierdiensten.
Rezeptionisten an der Rezeption, die schon länger im Job sind, können zusätzliche Aufgaben haben, wie leichte Buchhaltung und die Suche nach potenziellen Anbietern. Dies ist insbesondere in Unternehmen üblich, die kein anderes Verwaltungspersonal haben, wie z. B. eine Sekretärin. Er oder sie kann auch Berichte und Tabellen erstellen und bei der Organisation von Besprechungen helfen. Einige Unternehmen haben auch Empfangsmitarbeiter, die Akten über andere Mitarbeiter führen, einschließlich Informationen über deren Anwesenheit und Leistungsbewertungen.
Spezialisierungen
Rezeptionisten an der Rezeption haben manchmal Spezialisierungen basierend auf ihrem Arbeitsplatz. Zum Beispiel muss jemand, der in einer Anwaltskanzlei arbeitet, möglicherweise ein grundlegendes Verständnis der Rechtsart haben, auf die seine Kanzlei spezialisiert ist, während jemand, der in einer Arztpraxis arbeitet, möglicherweise in der Lage sein muss, medizinische Abrechnungen durchzuführen und die Grundlagen zu verstehen der Krankenversicherung. Ebenso muss die Rezeptionistin eines Hotels in der Lage sein, Reservierungen entgegenzunehmen und Personen zu lokalen Unternehmen und Sehenswürdigkeiten zu leiten. Diejenigen, die an Orten arbeiten, die greifbare Produkte herstellen oder Exponate beherbergen, wie eine Fabrik oder ein Museum, können Besucher auch auf Führungen führen. An einigen Orten können Personen in dieser Position auch bei der Sicherheit helfen, indem sie Besucher an- und abmelden oder Besucher zur Identifizierung auffordern.
Persönliche und schulische Anforderungen
Eine Rezeptionistin muss gut organisiert, freundlich und engagiert sein. Er oder sie sollte sehr gut multitaskingfähig sein und Projekte bei Bedarf priorisieren können. Der Unterschied zwischen einer guten und einer großartigen Empfangsdame liegt oft in guten Fähigkeiten zur Problemlösung und der Fähigkeit, mit einer Vielzahl von Menschen zu interagieren.
Jeder in dieser Position muss gut mit Computern und Telekommunikationssystemen umgehen können. Er oder sie muss regelmäßig Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten kontaktieren und bei Bedarf effizient anrufen, E-Mails senden und SMS schreiben können. Obwohl nicht immer erforderlich, sind Web-Videokonferenzen und Voice over IP (VoIP)-Schulungen von Vorteil.
Es gibt keine formalen Bildungsanforderungen, um eine Rezeptionistin zu werden. Einige Unternehmen nehmen Leute, die nur einen Schulabschluss haben, und bilden sie on-the-job aus. Mindestens ein Associate-Abschluss kann jedoch die Chance einer Person auf diese Art von Job erheblich erhöhen, und an einigen Orten sind höhere Abschlüsse erforderlich.