Ein Aktenschrank ist ein Möbelstück, in dem sowohl geschäftliche als auch persönliche Akten aufbewahrt werden. Meistens werden die Akten in diesen Schränken in stabilen Ordnern abgelegt und manchmal in alphabetischer Reihenfolge angeordnet. Diese Ordner werden normalerweise an Metallrahmen aufgehängt, die als Aktenschrankregale bezeichnet werden und in die Schubladen passen. Die Racks unterstützen kleine Laschen, die auf jeder Seite in die Ordner integriert sind.
Es gibt zwei verschiedene Arten von Aktenschränken, die häufig verwendet werden, die beide Aktenschrankregale verwenden, um die Dokumente zu halten. Ein Typ hat tiefe Schubladen, die etwas breiter sind als die Dokumente, die sie aufnehmen sollen. Dokumente werden von der Vorderseite der Schublade bis zur Rückseite hintereinander abgelegt. Der andere Typ hat breite, kommodeähnliche Schubladen, die etwas tiefer sind als die Dokumente, die sie aufnehmen können. In diesen werden Dokumente in der Regel von links nach rechts abgelegt.
Zur Aufnahme der Akten werden Aktenschrankgestelle in die Schubladen gestellt. Mit den Racks können Ordner leicht herausgehoben, bei Bedarf neu angeordnet und aus dem Weg geräumt werden, damit neue Dateien zwischen vorhandenen Ordnern platziert werden können. Da sich die meisten Ablagesysteme ständig ändern, wenn neue Kunden hinzukommen oder alte Konten gelöscht werden, erleichtert diese Anordnung die Verwaltung der Ablage.
Die Regale haben Stützbeine, die fast die gleiche Höhe wie die Schubladen haben. Die Beine sind mit langen Seitenteilen verschraubt, die die Teile des rechteckigen Rahmens sind, der die Aktenordner hält. Aktenschrankregale sind auf die verschiedenen Schubladentypen abgestimmt und gleiten normalerweise nach dem Zusammenbau leicht in eine Aktenschublade. Racks werden normalerweise in flachen Paketen gekauft, die alle notwendigen Teile enthalten, damit der Benutzer sie zusammenbauen kann, um dreidimensionale Rahmen zur Unterstützung der Dateien zu erstellen.
Bei der Auswahl eines Aktenschranks achten Käufer zuallererst auf das allgemeine Erscheinungsbild. Schränke gibt es entweder in funktionalen oder als Möbeltypen, obwohl jeder dieser Stile eine breite Palette von Looks bietet. Aktenschränke im Möbelstil sind in der Regel schwere Holzstücke in verschiedenen Farben und Stilen, die sich in die Büroeinrichtung an Orten wie Anwalts- und Arztpraxen einfügen. Sie werden manchmal so gestaltet, dass sie wie Beistelltische oder andere Möbelstücke aussehen, um ihre Funktionalität weniger offensichtlich zu machen.
Weniger dekorative Aktenschränke bestehen normalerweise aus schlichtem Metall, normalerweise einfarbig, und es wird nicht versucht, sie zu verbergen. Die Schubladen haben an der Vorderseite Metallgriffe, mit denen sie herausgezogen werden können. Beide Stile werden oft mit Schlössern hergestellt, um die darin enthaltenen Dokumente zu sichern. Jede Art von Aktenschrank benötigt noch Aktenschrankgestelle im Inneren, um die Ordner zu stützen.