Viele Unternehmen bieten eine Form der Erstattung von Studiengebühren an. Jede dieser Richtlinien kann unterschiedlich sein, eine Vielzahl von Limits für die Gesamtauszahlung haben und viele verschiedene Ausschlüsse oder Grundregeln haben. In den meisten Fällen sollten die Mitarbeiter ihre Unternehmenspolitik gut kennen, damit sie nicht versehentlich Kurse belegen, für die das Unternehmen nicht bezahlt.
Ein Merkmal vieler Organisationen zur Erstattung von Studiengebühren ist, dass Unternehmen nicht zahlen, wenn Kurse nicht bestanden werden. Ein Mitarbeiter sollte sicherstellen, dass er eine bestandene Note erhalten kann, bevor er sich für einen Kurs anmeldet. In der Regel zahlt der Arbeitgeber nach Abschluss des Kurses und der Arbeitnehmer kann mit einem Zeugnis über das erfolgreiche Bestehen einer oder mehrerer Kurse nachweisen. Dies bedeutet, dass die ersten Kurse, die eine Person besucht, aus eigener Tasche bezahlt werden müssen, obwohl bei späteren Rückerstattungen der Mitarbeiter möglicherweise keine Vorauszahlung verlangt. Es kann jedoch zu vollständigen Einschränkungen bei der Erstattung kommen, und Unternehmen geben diesen Aspekt der Erstattungsrichtlinien für Studiengebühren normalerweise im Voraus an.
Weitere gemeinsame Merkmale einer Studiengebührenerstattungsrichtlinie sind die Anforderungen, dass der Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum in einem Unternehmen gearbeitet hat. Dies kann variieren, aber viele Unternehmen verlangen, dass die Person seit mindestens einem Jahr beschäftigt ist. Der Arbeitnehmer muss möglicherweise auch Vollzeit arbeiten, dies kann jedoch je nach Unternehmen variieren. Andere Unternehmen können geltend machen, dass Arbeitnehmer nur dann erstattungsfähig sind, wenn sie ein Jahr nach ihrer Entstehung im Unternehmen verbleiben; andernfalls muss das Geld möglicherweise an das Unternehmen zurückgezahlt werden oder könnte aus der Endkontrolle entfernt werden.
Häufig geben Unternehmen in ihren Studiengebührenerstattungsrichtlinien strikt an, dass die besuchten Kurse einen Bezug zur Arbeit des Unternehmens haben müssen. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass die besuchten Kurse im aktuellen Arbeitsbereich des Mitarbeiters liegen müssen. Ein Maschinist möchte vielleicht wirklich in der Personalabteilung oder im Management arbeiten, und diese Kurse können genehmigt werden, weil das Unternehmen Leute beschäftigt, die sich auf diese Dinge spezialisiert haben. In der Tat könnte ein Manager oder eine Person aus der Personalabteilung aus einem Produktions- oder anderen Hintergrund von unschätzbarem Wert sein, da sie wissen, wie andere Teile des Unternehmens funktionieren. Hier gibt es gerade genug Grauzonen, um es ratsam zu machen, sich bei demjenigen zu erkundigen, der die Studiengebührenerstattung verwaltet, um zu überprüfen, ob die besuchten Kurse oder versuchten Abschlüsse alle definierten Standards für „verwandte Bereiche“ erfüllen.
Es gibt einige Unternehmen, die Partnerschaften mit lokalen Hochschulen haben. Dies könnte bedeuten, dass Personen nur dann Anspruch auf eine Studiengebührenerstattung haben, wenn sie eine Partnerschaftshochschule besuchen. Um herauszufinden, ob es solche Einschränkungen bei der Erstattung von Studiengebühren gibt, ist es normalerweise ziemlich einfach, die Personalabteilung zu fragen.
Der beste Weg, um genau festzustellen, welche Hilfe zur Verfügung steht, besteht darin, eine Richtlinie zur Erstattung von Studiengebühren sorgfältig zu prüfen und nach unklaren Details zu fragen. Es kann große Abweichungen geben, daher ist es möglicherweise nicht sehr hilfreich, gemeinsame Merkmale zu diskutieren, es sei denn, sie bilden die Grundlage für den Vergleich zwischen zwei Unternehmen. Eine andere Sache, die Mitarbeiter in Betracht ziehen könnten, wenn ein Unternehmen keine solche Richtlinie hat, besteht darin, nach einer solchen zu fragen oder einfach individuell nach Studienbeihilfen zu fragen. Es gibt überzeugende Argumente dafür, dass dieser Arbeitsvorteil für ein Unternehmen von Wert ist, da er die Loyalität des Unternehmens fördert, zu einer besser ausgebildeten Belegschaft führt und eine interne Beförderung ermöglicht.