Angebotsmanagerjobs beinhalten in der Regel die Überwachung des Prozesses der Vorbereitung und Einreichung eines schriftlichen Plans zur Erbringung von Projektdienstleistungen. Zu den Aufgaben im Zusammenhang mit Angebotsmanager-Jobs gehören die Überprüfung der Projektanforderungen, das Schreiben und die Zusammenstellung des Angebotsvorbereitungsteams. Im Laufe des Prozesses können die Jobs des Angebotsmanagers auch die Moderation von Besprechungen und Überprüfungen nach der Einreichung von Angeboten beinhalten.
In der Regel arbeiten Angebotsmanager in einer Vielzahl von Umgebungen, in denen Unternehmen Angebote für Dienstleistungen zur Miete abgeben. Nonprofit-Organisationen benötigen möglicherweise Angebotsmanager, um Angebote für staatliche Aufträge oder Zuschüsse zu erstellen. Organisationen des privaten Sektors stellen in der Regel Vorschlagsmanager ein, die auch Angebote für Projekte für die Regierung und andere private Unternehmen übernehmen.
Eine Person in dieser Rolle kann eine Überprüfung der Anforderungen des Angebots durchführen und sich dabei auf Dinge wie Format, Länge und unterstützende Details konzentrieren. Eine Überprüfung der Anforderungen kann bei der Feststellung der Machbarkeit der Fertigstellung des Vorschlags hilfreich sein. Das Verständnis der Angebotsanforderungen ebnet normalerweise den Weg für einen Angebotsmanager, das Team zusammenzustellen, das zur Erfüllung jeder Aufgabe erforderlich ist.
Im Allgemeinen werden Vorschläge in einem von zwei Formaten abgeschlossen, abhängig von den vom Antragsteller des Projektvorschlags festgelegten Kriterien. Einige Anforderer möchten möglicherweise ein detailliertes Dokument, in dem erläutert wird, wie die Organisation bestimmte Verantwortlichkeiten des Projekts erfüllen kann. Andere bevorzugen vielleicht eine kurze Präsentation auf hoher Ebene, die wichtige Aspekte hervorhebt und Fragen zu den Fähigkeiten der Organisation beantwortet. Wieder andere erwarten möglicherweise sowohl ein detailliertes schriftliches Dokument als auch eine Präsentation auf hohem Niveau.
In beiden Fällen sind Angebotsmanager-Jobs in der Regel dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die Organisation die Anforderungen für die Einreichung des Plans erfüllen kann. Dies erfordert oft die Definition von Angebotsmeilensteinen, um die Einreichungsfristen einzuhalten. Ein Angebotsmanager muss diese Entscheidung nicht nur treffen, sondern auch die erforderlichen Ressourcen sicherstellen.
Ressourcen für den Abschluss eines Vorschlagsprojekts können ein Team und finanzielle Ressourcen umfassen. Das Projektteam kann aus Mitarbeitern bestehen, die mit Aufgaben wie der Durchführung von Recherchen und dem Verfassen des Antrags betraut sind. Finanzielle Ressourcen umfassen oft die Kosten, die der Organisation zur Erfüllung der Projektverpflichtungen entstehen.
Obwohl ein Angebotsmanager den größten Teil der Arbeit delegieren könnte, liegt die letztendliche Verantwortung für das Ergebnis bei ihm. Dies erfordert in der Regel Führungsqualitäten, um das Team mit Aufgaben, Meilensteinen und Fristen auf Kurs zu halten. Sie kann Material bearbeiten, das Teammitglieder einreichen, um den Vorschlag zu unterstützen, z. B. ein Finanzbudget und schriftliche Details. Außerdem überwacht sie normalerweise die täglichen Aktivitäten, um festzustellen, ob Aufgaben hinter dem Zeitplan liegen.
Die Arbeit im Zusammenhang mit Angebotsmanager-Jobs endet normalerweise nicht mit der Einreichung. Wenn der Anforderer das Angebot der Organisation annimmt, können einige Angebotsmanager Vertragsverhandlungssitzungen leiten. Darüber hinaus können Angebotsmanager auch Briefings mit den für die Umsetzung der Projektanforderungen zuständigen Mitarbeitern abhalten. Unabhängig davon, ob das Angebot angenommen wird oder nicht, halten die meisten Angebotsmanager auch Besprechungen zur Überprüfung nach dem Prozess ab, um Effizienzlücken zu ermitteln.