Geschäftsinhabern und Privatpersonen wird häufig empfohlen, die Standardanforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten aus geschäftlichen, steuerlichen und rechtlichen Gründen zu befolgen. Die erforderliche Zeit hängt von der Art des Dokuments ab. Einige Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten können nur ein Jahr oder unbegrenzt sein. In den Vereinigten Staaten gibt es empfohlene bundesstaatliche Aufbewahrungspflichten sowie bundesstaatliche Aufbewahrungspflichten, und in einigen Fällen widersprechen sich diese. Es gibt auch Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten, die spezifisch für Geschäftsunterlagen und andere sind, die Steuerunterlagen betreffen.
Geschäftsunterlagen müssen häufig vom Sekretär eines Unternehmens oder dem Inhaber eines Kleinunternehmens für einen durch regionale und nationale Gesetze bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Der Grund dafür ist, dass Kunden und andere das Unternehmen verklagen können und diese Aufzeichnungen im Rahmen des Ermittlungsverfahrens in einem Zivilprozess vorgeladen werden können. Es kann auch von der Regierung aufgrund eines Strafverfahrens gegen den Geschäftsinhaber oder das Unternehmen beschlagnahmt werden. Einige Geschäftsunterlagen müssen gemäß den Gesetzen einiger Rechtsordnungen auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, z. Beispiele für Aufzeichnungen, die oft nach drei Jahren entsorgt werden können, sind Kontoauszüge, Inventaraufzeichnungen und Bewerbungen.
Es gibt auch Aufbewahrungspflichten für Dokumente, die sich auf Steuerunterlagen beziehen. Beispielsweise empfiehlt der Internal Revenue Service in den Vereinigten Staaten, Aufzeichnungen über die Lohnsteuer mindestens vier Jahre nach dem Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Steuererklärung aufzubewahren. Es wird oft empfohlen, die Aufzeichnungen über die Grundsteuer auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Andere Steuerunterlagen, wie beispielsweise ein Anspruch auf Steuererstattung nach Abgabe der Steuern, sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden oder wenn die Person nach Abgabe der Steuererklärung Steuern schuldet. Steuerexperten raten Steuerpflichtigen häufig, Aufzeichnungen nach der Einreichung sieben Jahre lang aufzubewahren, um sicherzustellen, dass sie keiner Steuerprüfung unterzogen werden, die viele Jahre nach Einreichung ihrer Steuererklärung erfolgen kann.
Die Vorbereitung und Planung von Rechtsstreitigkeiten oder der Schutz im Falle eines Rechtsstreits sind weitere Gründe, warum Einzelpersonen die üblichen Aufbewahrungspflichten für Dokumente befolgen. Es wird empfohlen, dass Einzelpersonen bestimmte Aufzeichnungen für rechtliche Zwecke auf unbestimmte Zeit aufbewahren, einschließlich lebenswichtiger Aufzeichnungen wie Geburtsurkunden und Adoptionspapiere. Mietern wird häufig empfohlen, Mietverträge bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufrechtzuerhalten, was bedeutet, dass der Vermieter oder der Mieter aufgrund des Mietverhältnisses nicht mehr klagen kann.