Business Process Mapping ist ein Konzept, das geschriebene Wörter und visuelle Layouts verwendet, um typische Funktionen zu erklären. Da die Praxis immer beliebter geworden ist, wurden eine Reihe von Tools zur Geschäftsprozessabbildung entwickelt, um sie einfacher und schneller zu machen. Das am weitesten verbreitete Tool ist eine Prozessabbildungssoftware, die einem Unternehmen viele Vorteile bieten kann, einschließlich der Möglichkeit, vorhandene Prozesse zu dokumentieren und sicherzustellen, dass sie die Ziele des Unternehmens effektiv erreichen.
Diese Tools können auch eine Prozessmodellierung bereitstellen, die einen Echtzeiteinblick darüber ermöglicht, wie sich vorgeschlagene Änderungen auf bestehende Prozesse und die gesamte Geschäftsfunktion auswirken könnten. Ein weiterer Vorteil der Software besteht darin, bestehende Prozesse zu automatisieren und in mehrere Unternehmensbereiche zu integrieren. Mapping-Tools können Unternehmen dabei unterstützen, Vorschriften wie ISO 9000 einzuhalten, die möglicherweise eine Dokumentation von Qualitätssystemprozessen erfordern.
Der erste Schritt beim Business Process Mapping besteht in der Regel darin, bestehende Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Geschäftsprozess-Mapping-Tools bieten die Möglichkeit, Flussdiagramme und andere Tools zu erstellen, die bestehende Prozesse und ihre Beziehungen zueinander visuell veranschaulichen. Sobald Prozesse dokumentiert sind, können sie analysiert und überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie die realen Aktivitäten der Organisation angemessen erfassen. Die Prozessabbildung macht es auch einfacher, Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale innerhalb von Prozessen zu identifizieren.
Als nächstes kann das Unternehmen Modelle der abgebildeten Prozesse erstellen. Die Modellierung ermöglicht die Implementierung vorgeschlagener Änderungen am System in hypothetischen Situationen, wodurch Prozessverantwortliche die möglichen Ergebnisse einer Änderung beobachten und beurteilen können, ob die Ineffizienzen, die sie im ersten Schritt möglicherweise identifiziert haben, wirksam behoben werden. Durch Prozesssimulationen können eine Reihe von Änderungsvorschlägen umgesetzt und deren Auswirkungen beobachtet und bewertet werden, bevor tatsächliche organisatorische Änderungen vorgenommen werden.
Unternehmen können auch Geschäftsprozess-Mapping-Tools verwenden, um vorhandene Funktionen zu automatisieren und so die Effizienz und Einheitlichkeit in verschiedenen Abteilungen zu erhöhen. Software kann den Systemen verschiedener Abteilungen helfen, miteinander zu „sprechen“ und benötigte Informationen auszutauschen. Prozessautomatisierung spart häufig Zeit und Geld und hilft größeren Unternehmen, einheitliche Workflow-Prozesse in allen Unternehmensbereichen zu implementieren.
Einheitlichkeit kann für Organisationen erforderlich sein, die verschiedene Vorschriften einhalten müssen, wie z. B. ISO 9000. Viele Aufsichtsbehörden verlangen von Unternehmen, ihre Prozesse zu dokumentieren und die Einhaltung des Unternehmens zu gewährleisten. Diese Tools können die erforderliche Dokumentation bereitstellen, individuelle Compliance verfolgen und Bereiche identifizieren, in denen zusätzliche Schulungen erforderlich sind.