Hauptbuchpapier ist das physische Dokument, auf dem Buchhalter Journalbuchungen und andere Buchhaltungsdaten schreiben. Viele verschiedene Arten von Ledger-Papier sind verfügbar, einschließlich liniertem, Punkt-, Spalten- und quadratischem Millimeterpapier. Der am häufigsten verwendete Papiertyp ist der Spaltenstil mit ein- oder mehrspaltigen Blöcken zum Aufzeichnen von Journaleinträgen und anderen Informationen. Darüber hinaus können Spalten auf der Seite von links nach rechts verlaufen, oder es können Zeilen auf dem Papier vorhanden sein, die oben beginnen und nach unten gehen. Viele Buchhalter verwenden das Papier, um Einträge und andere Daten zu notieren, bevor sie in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingegeben werden.
Säulenblöcke – oder Säulenpapier, ein anderer beliebter Name – eignen sich normalerweise am besten für die Buchhaltung. Historisch gesehen hat das Papier eine grüne Farbe oder Tönung, was dazu führt, dass die Dokumente informell als grüne Balken oder grüne Blätter bezeichnet werden. Für die meisten Buchhaltungsarbeiten sind mehrere Spalten erforderlich; diese Typen mit sechs bis acht Spalten sind sehr beliebt. In einigen Fällen können unterschiedliche säulenförmige Pads für verschiedene Arten von Abrechnungsarbeiten erforderlich sein. Die Aufbewahrung dieser Originaldokumente ist von größter Bedeutung, daher kann die Verwendung eines einheitlichen Hauptbuchpapiers diesen Standard beibehalten.
Das Ausfüllen des Hauptbuchpapiers ist ein weiterer wichtiger Teil der Auswahl und Verwendung des richtigen Typs. Jedes Blatt benötigt Platz für Daten, Beschreibungen, Kontonummern sowie Belastungen und Gutschriften. Die letzten beiden Positionen stellen die tatsächlichen Dollarbeträge für die Transaktion dar, für die eine Dokumentation erforderlich ist. Bei der Auswahl von Ledger-Papier ist es am besten, einen Stil zu finden, der Linien, Spalten und Abschnitte von Diagrammfeldern in einer bestimmten Reihenfolge enthält. Säulenpapier hat all diese Merkmale in der erforderlichen Reihenfolge, was ein weiterer Grund für seine Beliebtheit bei Buchhaltern ist.
Bei der Buchhaltung kann auch eine andere Art von säulenförmigem Pad nützlich sein. Dieser Stil ist etwas einfacher und hat zwei Gruppen von Spalten auf dem Blatt Papier; die linke Seite ist die Soll-Spalte und die rechte Seite die Haben-Spalte. Unter diesen beiden großen Spalten gibt es mehrere andere, wie Datum, Beschreibung, Kontonummer und Dollarbetrag. Jede Buchung nimmt nur eine einzige Zeile in Anspruch, mit Belastungsbuchungen auf der linken und Habenbuchungen auf der rechten Seite. In gewisser Weise ist dieses Papier etwas wirtschaftlicher, da Buchhalter möglicherweise mehr Journaleinträge auf dem Hauptbuchpapier unterbringen können, wodurch auch weniger Papierdokumente aufbewahrt werden können.
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