Kleingeldverfahren werden von Unternehmen oder anderen Organisationen eingerichtet, um kleine Bargeldbeträge zu handhaben. Dieses Bargeld wird als Kleingeldfonds bezeichnet und wird für kleine Einkäufe verwendet, anstatt einen Scheck auszustellen oder eine Firmenkreditkarte zu verwenden. Ein Unternehmen wird eine Depotbank beauftragen, deren Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass alle Gelder durch eine Quittung oder eine andere geeignete Dokumentation ausgewiesen werden.
In der Regel weniger als 250 US-Dollar, ermöglicht ein Kleinkassenfonds die Verwendung von Bargeld für kleine Einkäufe oder Rückerstattungen, ohne dass ein umständlicher Vorgang des Ausstellens eines Schecks erforderlich ist. Ein Kleinkassenfonds kann auch die Notwendigkeit ersetzen, Firmenkreditkarten an mehrere Personen auszugeben, die kleine Einkäufe tätigen. Dies wiederum verringert die Haftung für das Unternehmen.
Wenn noch kein Kassenfonds eingerichtet ist, müssen Kassenverfahren eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass alle Gelder ordnungsgemäß verfolgt und überwacht werden. Manchmal werden regelmäßige, routinemäßige Einkäufe getätigt, die unter einen bestimmten Dollarbetrag fallen und es daher ineffizient machen, einen Scheck zur Rückerstattung auszustellen. In diesem Fall sollte man sich an einen Manager oder Controller eines Unternehmens wenden, um einen Kassenfonds einzurichten.
Wenn bereits ein Kassenfonds existiert, ist es wichtig, über die richtigen Kassenverfahren zu verfügen, um das Geld zu verfolgen. Dies geschieht auf zwei Arten: Erstattung oder Vorauszahlung. Eine Rückerstattung erfolgt, wenn bereits ein Kauf getätigt wurde und eine Person eine Quittung oder andere Unterlagen vorlegt, um das ausgegebene Geld zurückzuzahlen. Eine Vorauszahlung erfolgt bei Barauszahlung für einen noch nicht getätigten Einkauf. In diesem Fall ist bei der Auszahlung ein Gutschein oder eine andere Dokumentation in die Kasse zu legen. Dieser Gutschein zeigt an, wer das Geld ausgezahlt hat und wer das Geld erhalten hat, zusammen mit Datum, Verwendungszweck und anderen relevanten Informationen. Der Gutschein verbleibt bis zur Rücksendung einer Quittung an die Depotbank in der Kasse.
Die Depotbank des Kassenfonds wird in der Regel im Kassenverfahren eingerichtet. Dies ist typischerweise eine bestimmte Position, wie z. B. Office Manager, die der Aufgabe zugewiesen ist. Die Depotbank ist dann für die gesamte Kassenkasse verantwortlich. Zu jedem Zeitpunkt muss der Geldbetrag in der Kasse zuzüglich der Gutscheine dem ursprünglichen Gesamtbetrag der Kasse entsprechen.
Detaillierte Kassenverfahren sind unerlässlich, um Geld innerhalb des Kassenfonds zu verfolgen. Dies liegt daran, dass immer dann, wenn Bargeld vorhanden ist, ein Missbrauchspotenzial besteht. Ein Kleinkassenfonds sollte regelmäßig von einer Aufsichtsbehörde überwacht werden, um Unstimmigkeiten oder potenzielle Probleme aufzudecken.