Eine private Voicemailbox ermöglicht es einer Person, Telefonnachrichten zu empfangen, wenn das Telefon nicht beantwortet werden kann. Eine einzelne Voicemailbox und eine einzelne Telefonleitung sind oft miteinander verbunden. Dies ist die gebräuchlichste Art von privater Voicemail. In anderen Fällen können mehrere Boxen an dieselbe Telefonleitung angeschlossen sein, sodass mehrere Personen ihre Nachrichten getrennt empfangen können. Ein Anrufbeantworter kann auch als private Voicemailbox verwendet werden, die es Personen ermöglicht, ihre Voicemail zu Hause oder im Geschäft aufzubewahren.
Die gebräuchlichste Art von privater Voicemail verbindet eine Telefonleitung mit einer Voicemailbox. Diese Art von Voicemail ist eine häufige Funktion von Mobiltelefonen. Anrufer werden häufig mit der Voicemail verbunden, wenn das Telefon nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen nicht abgenommen wird. Obwohl ein Voicemail-Anbieter mit Tausenden oder sogar Millionen von Clients arbeiten kann, werden die Voicemail-Konten jedes Benutzers von den anderen getrennt. Dadurch können Benutzer auf ihre private Voicemail zugreifen, jedoch nicht auf die Voicemail anderer Benutzer.
Bei einer anderen Art von privater Voicemail können mehrere Konten an dieselbe Telefonnummer angehängt werden. Eine beliebige Anzahl von Voicemailboxen kann an eine einzige Telefonnummer angehängt werden, sodass Einzelpersonen in einer Familie oder Mitarbeiter in einem Unternehmen ihre Nachrichten getrennt von denen anderer Personen empfangen können, die unter dieser Nummer erreichbar sind. In den meisten Fällen wird auf diese privaten Voicemail-Konten zugegriffen, wenn ein Anrufer eine bestimmte Nebenstelle wählt.
Voicemail wird meistens in digitaler Form auf einem großen Server gespeichert. Diese Server werden vom Voicemail-Anbieter verwaltet und von Clients mit privaten Voicemail-Konten aus der Ferne aufgerufen. Auf diese Weise können Benutzer von einer Vielzahl unterschiedlicher Standorte und auf verschiedene Weise auf ihre Voicemail zugreifen. Voicemail-Informationen können auch auf den Computer einer Person übertragen werden, obwohl Nachrichten fast immer zuerst auf den Servern des Anbieters gespeichert werden.
Ein Anrufbeantworter kann auch als eine Art private Voicemail angesehen werden. Diese Maschinen sind mit Festnetztelefonen verbunden und können eine Voicemail für alle Benutzer der Telefonleitung haben oder können Nachrichten in einzelne Voicemailboxen für die verschiedenen Benutzer der Leitung aufteilen. Ein Benutzer greift normalerweise auf die Nachrichten zu, indem er Tasten am Gerät selbst drückt, obwohl es auch möglich ist, von einer Telefonleitung oder einem Computer auf Nachrichten des Anrufbeantworters zuzugreifen.