Ein virtueller Assistent ist ein administrativer Büroassistent, der die allgemeine Büroverwaltung von einem entfernten Standort aus übernimmt. Zu den allgemeinen Aufgaben des Büromanagements gehören Bürotätigkeiten wie Dokumentenablage, Datenerfassung und Datenspeicherung. Es kann sich auch auf Rechtsberatung und Buchhaltungsdienste erstrecken – im Grunde jede Art von Büroarbeit, die in der virtuellen Welt erledigt werden kann.
Der Karriereweg eines virtuellen Assistenten, der oft als VAs bezeichnet wird, wurde in den 1990er Jahren häufiger, als die Technologie fortgeschritten und die Unternehmensbüros zunehmend dezentralisiert wurden. Da städtische Dichte und Überlastung im Laufe der Jahre dazu beigetragen haben, die Vororte zu beleben, entwickelten sich Randstädte. Es folgten Firmengeschäfte, die Unternehmen dazu veranlassten, weitere Niederlassungen in verschiedenen Städten und Bundesstaaten zu eröffnen. Die Globalisierung ist nun ein zusätzlicher Antrieb für Unternehmen im Ausland, neue Märkte und neue Verbraucher zu erschließen. Die Notwendigkeit, diese Büros zu besetzen, entstand, war jedoch häufig mit höheren Kosten verbunden.
Ein virtueller Assistent kann ein Mitarbeiter des Unternehmens sein, für das er arbeitet, oder er kann ein unabhängiger Auftragnehmer sein. Ein VA kann von zu Hause aus arbeiten oder in den Büros des Unternehmens arbeiten und einen oder mehrere Remote-Standorte verwalten.
VA-Unternehmen tauchen zunehmend auf und vergeben ihre virtuellen Assistenten an Unternehmen. Anbieter von virtuellen Büros haben typischerweise etwa 10 virtuelle Assistenten, die die virtuellen Büros von etwa 100 bis 150 Unternehmen verwalten. Wenn beispielsweise ein Unternehmen in New York City mithilfe neuer Technologien ein virtuelles Büro in Los Angeles haben möchte, muss dieses Unternehmen keine physische Niederlassung an der Westküste der Vereinigten Staaten eröffnen. Das Unternehmen kann einfach einen Vertrag mit einem virtuellen Büroanbieter abschließen.
Anbieter von virtuellen Büros geben dem Kundenunternehmen eine lokale Adresse und eine lokale Telefonnummer. Ein virtueller Assistent wird zugewiesen, um die Anrufe für das Kundenunternehmen an der lokalen Adresse entgegenzunehmen, im Namen des Kundenunternehmens zu antworten und Anrufe an die Firmenzentrale oder den zugewiesenen Vertreter weiterzuleiten. Der virtuelle Assistent hilft dem Kundenunternehmen auch, Verbraucher anzusprechen, ohne sich in diesem geografischen Gebiet aufhalten zu müssen. Dies trägt dazu bei, den Eindruck zu erwecken, dass das Unternehmen in dieser abgelegenen Stadt eine lebendige und aktive Niederlassung hat.
Virtuelle Büroanbieter können auch die Post des Unternehmens sammeln, sortieren und umleiten. Der virtuelle Assistent kann die rechtlichen und geschäftlichen Verpflichtungen des Kundenunternehmens beaufsichtigen, damit es in einer anderen Stadt, einem anderen Staat oder einem anderen Land tätig werden kann. Neue Internettechnologie ermöglicht es den virtuellen Assistenten, eine Reihe von Unternehmen oder Bürostandorten über eine hoch organisierte Software zu verwalten. Die Technologie ermöglicht es dem virtuellen Assistenten auch, Anrufe in andere Städte oder Länder nahtlos zu verbinden.