Variable Gemeinkosten sind solche Barzahlungen, die sich auf verschiedenen Aktivitätsebenen ändern. Unternehmen müssen diese Kosten erst bezahlen, wenn sie eine bestimmte Aktivität oder eine beliebige Anzahl von Aktivitäten gemeinsam beginnen. Buchhalter neigen dazu, variable Gemeinkosten in Kategorien einzuteilen, die Produktion, Mitarbeiter und eine größere Gruppe, die als allgemeine, Vertriebs- und Verwaltungskosten bezeichnet werden, umfassen. Unternehmen können diese Kosten begünstigen, weil die Kapitalerhaltung einfach ist: Kürzung von Aktivitäten, die Barmittel reduzieren. In einigen Fällen können die variablen Kosten jedoch frühzeitig höher sein, bis ein Unternehmen einen festgelegten Preispunkt für günstigere Tarife erreicht.
Die Produktionskosten fallen in eine von drei Kategorien: direkte Materialkosten, direkte Arbeitskosten und variable Gemeinkosten. Alle drei dieser Kategorien sind Teil der variablen Betriebskosten eines Unternehmens. Direktmaterialien sind die erforderlichen Elemente, die zur Herstellung eines bestimmten Gutes erforderlich sind. Direkte Arbeit sind die Arbeitsstunden, die verwendet werden, um jedes direkte Material in ein Endprodukt umzuwandeln. Variable Gemeinkosten können eine beliebige Anzahl von Posten sein, z. B. Nebenkosten, indirekte Materialien zur Herstellung von Waren und stündliches Wartungspersonal.
Die meisten Mitarbeiter in einem Unternehmen fallen unter die allgemeine Kategorie der variablen Gemeinkosten. Diese Personen arbeiten nach Stundensätzen, wobei die längeren geleisteten Arbeitsstunden höheren individuellen Lohnsätzen für den entsprechenden Arbeitnehmer entsprechen. Hier besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter Überstunden machen, die typischerweise eine festgelegte Anzahl von Stunden darstellen, die ein Mitarbeiter über der Standardzeit arbeitet. Dies kann die variablen Gemeinkosten für das Personal im Unternehmen stark erhöhen. Zu den sonstigen variablen Personalkosten zählen die arbeitgeberseitigen Lohnsteuern, die aus der Unternehmenskasse an die erforderliche Regierungsbehörde oder -abteilung gezahlt werden.
Allgemeine, Vertriebs- und Verwaltungskosten sind die Kosten, die in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens enthalten sind. In der realen Buchführung fallen diese Posten in die Kategorie der Aufwendungen. Buchhalter neigen dazu, sie als variable Gemeinkosten zu betrachten, da es sich um notwendige Ausgaben handelt, um die Ressourcen zu beschaffen, die für den Betrieb erforderlich sind. Beispiele hierfür können Nebenkosten für Büros, Zahlungen für Reinigungsanlagen und Verkaufsprovisionen sein. Diese Ausgaben werden oft genau überprüft, um sicherzustellen, dass das Unternehmen sein Budget für variable Ausgaben nicht überschreitet.
In einigen Fällen kann ein Unternehmen ein Treppenstufensystem für variable Gemeinkosten verwenden. Wenn beispielsweise einem Unternehmen höhere variable Kosten entstehen, bieten Anbieter und Lieferanten etwas günstigere Tarife an. Dies veranlasst ein Unternehmen, die Ausgaben zeitweise zu erhöhen, um diesen Preisnachlass zu erhalten.