Der Begriff Büroverwaltung wird am häufigsten in Bezug auf Bürounterstützungspositionen verwendet. In diesem Bereich gibt es eine Vielzahl von Positionen mit unterschiedlichen Verantwortungsebenen. Während einige Büroverwaltungsjobs ausschließlich bestimmte Führungskräfte, Manager oder Abteilungen in der Administration unterstützen, unterstützen andere das Büro als Ganzes. Da sowohl die Definition von Verwaltung als auch der Bedarf an Amtshilfe wächst, werden viele Berufsbezeichnungen synonym verwendet und variieren von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz.
Büroverwaltungsjobs auf der Einstiegsebene umfassen normalerweise Aufgaben wie das Öffnen, Sortieren und Verteilen von Post und das Ablegen, Tippen, Sortieren und Drucken von Dokumenten. Das Beantworten von Telefonen, das Begrüßen ankommender Besucher und das Besorgen von Erfrischungen für Meetings und Mittagessen können auch in einer Stellenbeschreibung für Berufseinsteiger enthalten sein. Gelegentlich werden auch Datenerfassungs- und Kundendienst-Callcenter-Jobs in diese Gruppe aufgenommen. Berufsbezeichnungen können Rezeptionistin, Rezeptionistin, Junior-Administrationsassistentin oder Dateisachbearbeiterin sein.
Verwaltungsaufgaben auf mittlerer Ebene umfassen häufig Aufgaben wie das Beantworten von E-Mail- und Telefonanfragen im Namen der Organisation, das Organisieren von Besprechungen und Reisen für Mitarbeiter, das Protokollieren während der Besprechungen und das Bestellen von Büromaterial. Abhängig von der Größe der Organisation können einige Büros in jeder Abteilung einen mittleren Verwaltungsmitarbeiter beschäftigen, der dann als Koordinator dieser Abteilung fungiert. Diese Jobs können Titel wie Verwaltungsassistent, Verwaltungskoordinator oder Büroleiter haben.
Senior Office Administration Jobs tragen die höchste Verantwortung in der Büroverwaltung und beinhalten meistens eine enge Zusammenarbeit mit Führungskräften oder anderen Mitgliedern des Senior Managements. In kleinen Organisationen kann der leitende Büroadministrator sogar Aufgaben übernehmen, die ansonsten eine ganze Abteilung erfordern würden, wie z. B. Marketing, Personal oder Buchhaltung. Zu den typischen Aufgaben gehören die Verwaltung von Reiseplänen von Führungskräften, das Erstellen von Handbüchern und Dokumenten für Besprechungen, die Genehmigung von Bestellungen für Büromaterial, die Teilnahme an Besprechungen anstelle von Führungskräften bei Bedarf, das Erstellen von Spesenabrechnungen für Führungskräfte und die Funktion als „Gatekeeper“ und manchmal als Sprecher für eine oder mehrere Führungskräfte. Neben der engen Zusammenarbeit mit dem Management können Senior Professionals auch Administratoren auf Einstiegsebene beaufsichtigen und Aufgaben an sie delegieren. Diese Jobs können Titel wie Executive Assistant, Executive Coordinator oder Senior Administrative Assistant tragen.