Während die Aufgabe einer Rezeptionistin wahrscheinlich die erste Anlaufstelle für ein Unternehmen ist, gibt es innerhalb dieser Rolle zahlreiche Verantwortlichkeiten und Spezialisierungen. Zu den unterschiedlichen Tätigkeiten der Rezeptionistin gehören die Unterstützung von Arzt- und Zahnarztpraxen oder anderen Gesundheitszentren, die Begrüßung von Gästen in Hotels oder Konferenzeinrichtungen und die Vertretung von Anwalts- und Bankbüros. Schönheitssalons und Fitnesszentren sowie Versicherungsmakler und Vermögensverwalter haben oft Rezeptionisten im Personal, entweder als Vollzeit-Kundenbegrüßer oder als Teilzeit-Telefonisten. Bei Jobs an der Rezeption geht es in der Regel darum, bei Erstkunden einen positiven Eindruck zu hinterlassen und bei wiederkehrenden Kunden einen professionellen und sympathischen Auftritt zu pflegen. Das Beantworten und Leiten von Anrufen, das Festlegen von Terminen und die Bereitstellung von Gastfreundschaft können in die Rolle einer Empfangsdame fallen.
In vielen Berufsfeldern sind die Jobs der Rezeptionistin im Allgemeinen gleich und erfordern nur eine geringe Spezialisierung. Kenntnisse über grundlegende Bürokenntnisse oder Telefonsysteme sind oft eine Voraussetzung und ein professionelles Auftreten wünschenswert, aber andere Fähigkeiten und Vorlieben sind mit der Kenntnis der Art des Büros oder der Praxis und deren Darstellung verbunden. Ein Job als Empfangsdame bei einer Kreativagentur beinhaltet wahrscheinlich einen Stil und eine Persönlichkeit, die der Arbeit im Studio entsprechen, während die gleiche Rolle bei einer Maklerfirma eine klassische Garderobe und ein festgelegtes Skript zum Beantworten von Telefonen und Leiten von Anrufen umfassen könnte. Die Einstellungskriterien auf der Grundlage der Persönlichkeit oder der Einhaltung von Bürostandards hängen vom Umfeld und den Bedürfnissen des Unternehmens ab.
Die Besetzung von Stellen als Empfangsdame in einer Arztpraxis erfordert in der Regel eine stärkere Spezialisierung. Ärztliche und zahnmedizinische Rezeptionisten unterstützen die Ärzte, indem sie Patienten bei der Terminvereinbarung befragen. Zu lernen, wie man auf die Bedürfnisse der Patienten eingeht und die Stellenangebote von Ärzten und Zahnärzten verfolgt, erfordert sowohl Personal- als auch Zeitmanagementfähigkeiten. Diese Arten von Rezeptionistenjobs können auch Rechnungsstellung und Empfang umfassen, die eine weitere Spezialisierung erfordern, um eingehende Post oder Anrufe zur Verarbeitung zu leiten. Ein erfahrener Rezeptionist überprüft Anrufer und spart allen Beteiligten Zeit, indem er weiß, wie man Anfragen, Beschwerden und sogar persönliche Anrufe richtig leitet.
Aussehen und Auftreten sind Überlegungen bei der Besetzung von Rezeptionsjobs in Friseursalons, Büros der Schönheitsbranche oder Model- und Casting-Agenturen, da diejenigen, die andere gut aussehen lassen wollen, oft hoffen, ihr Bestes an der Haustür zu präsentieren. Das Aussehen oder den Stil eines Unternehmens zu studieren, bevor man es für die Arbeit anspricht, ist hilfreich, um sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten und sich an das anzupassen, was die Kundschaft als repräsentativ für das Unternehmen im Inneren betrachtet. Höflich, sympathisch und entgegenkommend zu sein, trägt viel dazu bei, jedes Unternehmen positiv zu repräsentieren.