Viele von uns tappen in die Falle, zu glauben, dass wir uns an jeden Schritt eines Projekts oder an alles, was wir für einen Urlaub brauchen, erinnern können. Um ehrlich zu sein, kann die Verwendung einer Checkliste das Klügste sein, was wir für uns selbst tun können. Es ist nicht immer einfach, sich an 30 verschiedene Lebensmittel oder alle Schritte zur Zubereitung eines aufwendigen Desserts zu erinnern. Durch die Verwendung einer Checkliste können wir unsere Bedürfnisse jedoch dauerhaft erfassen, in der Regel in einer leicht verständlichen Reihenfolge. Bei der Verwendung einer Checkliste sind einige Dinge zu beachten.
Ein Tipp für den effektiven Einsatz einer Checkliste besteht darin, einen einheitlichen Schreibstil zu schaffen. Wenn Sie beispielsweise eine Checkliste verwenden, um einen Prozess zu verfolgen, verwenden Sie vollständige Sätze oder zumindest Nomen/Verb-Kombinationen. Jeder Punkt auf der Checkliste sollte mit allen anderen Punkten übereinstimmen:
1. Koffer aus dem Schrank holen.
2. Packen Sie Unterwäsche und Socken ein.
3. Finden Sie ein Rasierset.
4. Falten Sie Hemden und Hosen.
5. Schließen Sie den Koffer.
Alle diese Artikel sind stilistisch aufeinander abgestimmt. Überlegen Sie, wie verwirrend es sein könnte, wenn Sie eine Checkliste wie diese verwenden:
1. Koffer im Schrank
2. Socken
3. Finden Sie das Kit (Rasur)
4. Hemd, Hose. Gefaltet?
5. Koffer jetzt geschlossen.
Wenn die einzelnen Schritte nicht konsistent und erklärend sind, wird die Verwendung einer Checkliste deutlich schwieriger. Wenn Sie eine Checkliste für eine andere Person schreiben, z. B. einen Haussitter oder Nachbarn, ist es besonders wichtig, klar und konsequent zu sein.
Ein weiterer Tipp für die Verwendung einer Checkliste besteht darin, Punkte zu streichen, wenn sie erledigt sind. Bei der Verwendung einer Checkliste mit zahlreichen Anweisungen oder Gegenständen kann sie sehr leicht verloren gehen. Manchmal kann eine lange Checkliste nur in Etappen durchgeführt werden oder ein bestimmter Schritt kann Stunden dauern. Es sollte immer eine Methode geben, erledigte Elemente zu markieren oder zumindest einen Haltepunkt zu notieren. Bei der Verwendung einer Checkliste sollte jedem klar sein, welche Schritte abgeschlossen sind und welche nicht.
Wenn Sie eine Checkliste zum Einkaufen verwenden, kann es hilfreich sein, zu notieren, welche Artikel erforderlich und welche optional sind. Das Platzieren eines Sternchens neben kritischen Artikeln kann einem anderen Benutzer ermöglichen, beim Einkaufen bessere Entscheidungen zu treffen. Bei Budgetproblemen kann eine Einkaufscheckliste mit klar markierten Prioritäten sehr hilfreich sein. Das gleiche gilt, wenn Sie eine Checkliste für ein Do-it-yourself-Projekt verwenden. Notwendige und optionale Schritte können notiert werden, wenn Zeit oder Geld eine Rolle spielen.
Viele Leute erstellen eine Einkaufsliste oder Aufgabenliste nach Bedarf, aber nicht unbedingt in der effizientesten Reihenfolge. Bei der Verwendung einer Checkliste kann es hilfreich sein, die Elemente nach einem Masterplan zu organisieren. Ordnen Sie die Checkliste für den Lebensmitteleinkauf so an, dass sie Ihrer üblichen Route durch die Gänge des Ladens entspricht. Beginnen Sie mit der ersten Abteilung, die Sie erreichen und arbeiten Sie von dort aus. Eine Checkliste sollte logisch aufgebaut sein, um zu viele Rückverfolgungen oder Auslassungen zu vermeiden. Berücksichtigen Sie bei der Verwendung einer Checkliste für die Hausarbeit, wie lange jede Aufgabe dauert. Wenn Sie die am wenigsten zeitaufwendigen Arbeiten zuerst erledigen, können Sie den längeren Aufgaben mehr Zeit verschaffen, oder Sie vermeiden es, während der heißesten Zeit des Tages einen Rasen zu mähen oder den Garten zu spät am Abend zu gießen.
Bei der Verwendung einer Checkliste lohnt es sich oft, alle Punkte gründlich zu lesen. Möglicherweise sind einige zusätzliche Werkzeuge oder Zutaten erforderlich, um eine spätere Aufgabe auf der Liste abzuschließen. Auch die Speicherung eines teilweise abgeschlossenen Projekts kann zu einem Problem werden. Eine Checkliste ist nur so organisiert wie die Person, die sie erstellt hat. Versuchen Sie also, bei der Erstellung so gründlich und genau wie möglich zu sein. Wenn jemand anderes die Checkliste geschrieben hat, vergewissern Sie sich, dass Sie alle Abkürzungen, Codes oder Fachjargon, die er oder sie verwendet, vollständig verstehen.